Une note de frais est un document qui liste l'argent dépensé pour le travail afin que quelqu'un vous le rembourse. Chaque ligne indique la date, la catégorie, une description et le montant. Elle se termine par le total à rembourser. Ce générateur permet de faire une note de frais en ligne gratuitement, au format PDF.
Quand faire une note de frais
Faites une note de frais chaque fois que vous avancez des frais professionnels et voulez être remboursé :
- Vous voyagez pour un client ou un employeur et payez transport, hébergement ou repas.
- Vous achetez des fournitures ou un logiciel pour un projet.
- Vous êtes indépendant et refacturez des frais à un client en fin de mission.
- Vous gérez une petite équipe et collectez les frais de chaque mois.
- Vous voulez une trace claire des dépenses d'un déplacement, d'un événement ou d'un projet.
Une note datée et classée par catégorie est bien plus facile à valider qu'une pile de tickets.
Que mentionner sur une note de frais
- Vos coordonnées : nom ou entreprise, adresse, e-mail (section « De »).
- Soumis à : le nom et l'adresse de la personne ou de la société qui vous rembourse.
- Un numéro de note, pour suivre chaque demande.
- La date de la note.
- La devise : une seule pour toute la note.
- Les lignes : pour chaque dépense, la date, la catégorie, la description et le montant.
- Le total à rembourser : la somme de toutes les lignes.
- Notes : motif du déplacement, code projet, centre de coûts ou mention « Justificatifs joints ».
Comment créer une note de frais avec ce générateur
- Ouvrez le générateur de notes de frais.
- Dans « De », saisissez votre nom, votre adresse et votre e-mail.
- Dans « Soumis à », saisissez la personne ou la société qui vous rembourse.
- Dans « Détails du document », indiquez le numéro, la date et la devise.
- Dans « Articles », saisissez la date, la catégorie, la description et le montant. « Ajouter un article » ajoute une dépense, « Supprimer l'article » en retire une.
- Ajoutez le contexte dans « Notes », par exemple le nom du déplacement.
- Vérifiez l'aperçu en direct : le total à rembourser est calculé.
- Cliquez sur « Télécharger le PDF ».
L'outil est gratuit, sans inscription, et ne conserve pas vos données. Gardez votre copie.
Erreurs courantes
- Dates manquantes. Chaque ligne a besoin de la date de la dépense.
- Descriptions vagues. « Déjeuner » est moins clair que « Déjeuner client, lancement du projet ».
- Devises mélangées. Convertissez avant de saisir, avec le convertisseur de devises, et notez le taux.
- Justificatifs oubliés. Gardez chaque ticket et envoyez-le avec la note.
- Envoi tardif. Envoyez la note peu après les dépenses.
- Dépenses personnelles mélangées. Ne listez que ce que la politique autorise.
Note de frais, facture et relevé kilométrique
| Document | Usage |
|---|---|
| Note de frais | Se faire rembourser des dépenses |
| Facture | Demander le paiement d'un travail ou de marchandises |
| Relevé kilométrique | Enregistrer trajets et distances |
Si vous conduisez pour le travail, le relevé kilométrique enregistre distance et taux de chaque trajet. Pour facturer un client, utilisez le générateur de factures.
Outils associés
Pour les heures travaillées, voyez la feuille de temps. Les règles de remboursement et de traitement fiscal des frais varient : demandez conseil à votre expert-comptable.
Questions fréquentes
- Qu'est-ce qu'une note de frais ?
- Une note de frais est un document qui liste l'argent dépensé pour le travail afin qu'un employeur ou un client vous rembourse. Chaque ligne indique une date, une catégorie, une description et un montant. Elle se termine par le total à rembourser. On y joint les justificatifs.
- Comment faire une note de frais ?
- Listez chaque dépense sur sa propre ligne avec la date, la catégorie, une courte description et le montant. Ajoutez votre nom et la personne qui reçoit la note. Vérifiez le total, joignez vos justificatifs et envoyez la note rapidement.
- Faut-il joindre les justificatifs ?
- La plupart des employeurs et des clients les demandent, car ils prouvent chaque dépense. Vérifiez la politique de la personne qui vous rembourse. Ce générateur crée la note seulement : gardez vos justificatifs et envoyez-les avec le PDF.
- Quelles catégories utiliser ?
- Utilisez des catégories simples : transport, repas, hébergement, fournitures, logiciels. Choisissez des noms proches de la politique de votre employeur ou de votre client, et gardez les mêmes d'une note à l'autre pour faciliter les totaux.
- Puis-je faire une note de frais en plusieurs devises ?
- Le générateur propose une seule devise par note : USD, EUR, GBP, TRY, DKK, NOK, SEK, PLN, RON, IDR, THB ou UAH. Si vous avez payé dans une autre devise, convertissez d'abord les montants et notez le taux dans les notes.
- L'outil est-il gratuit et enregistre-t-il mes données ?
- Il est gratuit, ne demande aucun compte et fonctionne dans votre navigateur. Rien n'est stocké sur notre serveur : téléchargez le PDF et gardez votre copie. Les règles de remboursement et d'imposition varient : demandez conseil à votre expert-comptable.