Un bailleur ou un gestionnaire locatif doit remettre une quittance numérotée pour chaque loyer payé, facturer les charges supplémentaires et tenir un relevé par logement. Les outils principaux sont le générateur de quittances de loyer, le générateur de factures, le relevé de compte et la note de frais.
Les documents utilisés en gestion locative
- Quittance de loyer. Remettez-la quand le loyer arrive. Indiquez la période couverte, comme « mars », et le moyen de paiement. Listez le dépôt de garantie sur sa propre ligne.
- Facture. Utilisez-la pour demander une somme non encore reçue, comme une réparation, un service ou des honoraires de gestion facturés à un propriétaire.
- Relevé de compte. Listez les charges et les paiements d'un logement par date. Il montre le solde et règle les débats du type « j'ai déjà payé ».
- Note de frais. Enregistrez l'entretien, les fournitures et les déplacements pour un bien. Les propriétaires la demandent souvent en fin de mois.
Comment fonctionne la facturation
Les revenus locatifs sont surtout récurrents. Le même montant tombe le même jour à chaque période.
- Loyer mensuel. Émettez une quittance par paiement. Gardez les numéros dans l'ordre.
- Dépôt de garantie. Enregistrez-le à part du loyer. Les règles de montant et de restitution dépendent du type de location.
- Autres charges. Eau, stationnement ou réparations figurent sur des lignes séparées, pour que le locataire les voie. Distinguez les provisions sur charges et leur régularisation.
- Loyer en retard. Notez l'échéance, la date de paiement et les frais autorisés par le bail. Le calculateur de jours de retard compte les jours.
- Compte rendu au propriétaire. Le gestionnaire envoie au propriétaire un relevé des loyers encaissés et des frais payés.
Les règles sur les quittances, la TVA et la fiscalité varient selon la nature de la location (nue, meublée, commerciale). Demandez conseil à une ADIL, à un expert-comptable ou à un conseil juridique avant de vous fier à un modèle.
Erreurs de facturation fréquentes
- Oublier la période de location sur la quittance.
- Réunir loyer, dépôt de garantie et frais sur une seule ligne.
- Appliquer des frais de retard sans clause du bail.
- Remettre des quittances sans numéro ni copie.
- Laisser les relevés s'écarter du relevé bancaire.
- Oublier que les outils ne stockent rien. Enregistrez chaque PDF vous-même.
Calculateurs utiles
- Calculateur de pénalités de retard pour calculer des frais prévus au bail.
- Calculateur d'intérêts de retard pour calculer les intérêts sur les montants impayés.
- Calculateur de jours de retard pour compter les jours de retard.
- Calculateur de date d'échéance pour fixer une échéance.
Pour un reçu simple hors location, utilisez le générateur de reçus.
Bonnes pratiques de suivi
Fixez une routine simple chaque mois. Rapprochez les virements reçus et les quittances émises. Mettez à jour le relevé de chaque logement. Envoyez au locataire un relevé clair quand un solde reste dû. Conservez les PDF de vos quittances, de vos factures et de vos notes de frais pendant la durée recommandée par votre expert-comptable. Si vous gérez plusieurs biens, classez les documents par logement et par année pour retrouver vite une pièce en cas de question d'un locataire ou d'un propriétaire.
Questions fréquentes
- Dois-je remettre une quittance de loyer au locataire ?
- Pour un logement, le bailleur doit remettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande et qui a payé l'intégralité du loyer et des charges. Un reçu est de toute façon une bonne pratique. Vérifiez votre cas auprès d'un conseil juridique ou d'une ADIL.
- Que doit indiquer une quittance de loyer ?
- Indiquez les noms du bailleur et du locataire, l'adresse du bien, le détail du loyer et des charges, la date de réception, la période concernée et le moyen de paiement. Donnez à chaque quittance son propre numéro.
- Comment enregistrer un dépôt de garantie ?
- Listez le dépôt sur une ligne séparée, à part du loyer. Son montant maximal et le délai de restitution sont encadrés par la loi et varient selon le type de location. Vérifiez avec une ADIL ou un conseil juridique.
- Comment appliquer des frais de retard ?
- Appliquez des frais de retard seulement si le bail les prévoit et dans les limites de la loi. Pour un logement, ils sont strictement encadrés. Notez l'échéance, les jours de retard et les frais sur le relevé du locataire.
- Quand utiliser une facture plutôt qu'une quittance ?
- Utilisez une facture pour réclamer une somme due, comme des frais de réparation ou une prestation de service. Utilisez une quittance pour confirmer une somme déjà reçue.