Une agence marketing doit facturer ses abonnements et ses projets sur des lignes distinctes, clairement étiquetées. Elle doit aussi séparer les achats média et ses honoraires. Les documents de base sont la facture, le devis, le bon de commande et le relevé de compte.
Les documents utilisés par les agences
- Devis. Envoyez-le avant une campagne ou un projet. Listez chaque livrable avec un prix. Ajoutez une date de validité et ce qui est exclu, comme les tours de corrections supplémentaires.
- Facture. Envoyez-la chaque mois pour les abonnements et à chaque jalon pour les projets. Ajoutez le nom de la campagne dans la description de ligne.
- Bon de commande. Émettez-le pour les freelances, photographes et imprimeurs. Il fixe le périmètre et le prix avant le début du travail.
- Relevé de compte. Envoyez-le aux clients qui ont plusieurs campagnes. Une page montre chaque charge, chaque paiement et le solde.
Comment fonctionne la facturation
| Élément | Approche habituelle |
|---|---|
| Abonnement mensuel | Honoraire fixe pour un périmètre ou un volume d'heures convenu |
| Projet | Forfait, souvent découpé en étapes |
| Achats média | Coût refacturé plus honoraires ou marge |
| Coûts fournisseurs | Coût plus marge, sur une ligne distincte |
La marge demande de la cohérence. Choisissez une règle, par exemple un pourcentage sur le coût fournisseur, et appliquez-la de la même façon à chaque client. Les générateurs ne calculent pas la marge. Calculez-la d'abord avec le calculateur de majoration et saisissez le prix final de chaque ligne.
Abonnements et projets coexistent souvent. Précisez dans le contrat les heures ou les livrables que couvre l'abonnement. Tout le reste fait l'objet d'un devis.
Points de vigilance en France
Une facture à un client professionnel porte les mentions légales obligatoires : identité des parties, numéro unique, date, détail des prestations, TVA, échéance, pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Le taux normal de TVA est de 20 %. Si l'agence refacture des achats d'espace pour le compte d'un client, le traitement de la TVA et de la facturation peut varier selon le mandat. Faites valider ce point par votre expert-comptable.
Erreurs de facturation fréquentes
- Mélanger les achats média refacturés dans les honoraires, si bien que le client ne voit pas votre marge.
- Laisser le périmètre grandir sans devis pour le travail en plus.
- Payer des fournisseurs sans bon de commande, puis contester le montant.
- Facturer les achats média après que la plateforme vous a déjà débité.
- Oublier le numéro de commande du client quand sa direction financière l'exige.
- Ne jamais relancer un impayé.
Calculateurs utiles
- Calculateur de majoration pour chiffrer les coûts fournisseurs.
- Calculateur de marge pour vérifier votre profit sur un projet.
- Calculateur de retainer pour fixer un honoraire mensuel.
- Calculateur de facture de projet pour planifier les montants par jalon.
Les outils ne stockent rien : téléchargez chaque PDF et classez-le avec le dossier de la campagne.
Questions fréquentes
- Comment facturer ensemble abonnement et projets ?
- Utilisez des lignes séparées sur une même facture, ou des factures distinctes. Étiquetez chaque ligne avec la campagne ou le service. La direction financière du client rattache ainsi chaque coût à un budget.
- Comment facturer la marge sur les dépenses publicitaires ?
- Convenez de la marge ou des frais de gestion dans le contrat. Affichez le coût média et les honoraires sur des lignes séparées pour que le client voie les deux. Des lignes claires renforcent la confiance et limitent les litiges.
- Faut-il facturer les achats média avant ou après diffusion ?
- Beaucoup d'agences facturent d'avance, car elles paient d'abord la plateforme ou le fournisseur. Écrivez-le dans le contrat. Une facturation anticipée protège votre trésorerie sur les grosses campagnes.
- Pourquoi utiliser des bons de commande pour freelances et fournisseurs ?
- Un bon de commande consigne le périmètre et le prix convenus avant le début du travail. À la réception de la facture du fournisseur, vous la rapprochez de la commande et évitez de payer plus que prévu.
- Comment montrer à un client ce qu'il doit sur toutes ses campagnes ?
- Envoyez un relevé de compte. Il liste les charges et les paiements par date et montre le solde dû. Il fonctionne bien en fin de mois pour les clients qui ont plusieurs campagnes en cours.