Envoyer sa première facture paraît plus gros que ça ne l'est. Sans l'appréhension, ce sont quatre étapes : se mettre d'accord sur le travail, mettre les détails par écrit, envoyer, et relancer si ce n'est pas payé.
1. Confirmer les détails avant de facturer
Avant de rédiger quoi que ce soit, assurez-vous que vous et le client êtes d'accord sur les bases : ce qui a été livré, combien ça coûte et quand le paiement est dû. Facturer quelque chose que le client n'attendait pas (un périmètre qui a grossi, un tarif qui a changé) est la cause la plus courante de facture contestée. Un bref mail confirmant le périmètre et le prix avant le début du travail, ou mieux un devis signé, vous épargne cette conversation.
2. Rassembler ce qu'il vous faut
Vous aurez besoin de :
- Votre nom ou dénomination, votre adresse, votre numéro SIREN/SIRET, la forme juridique et le capital si vous êtes une société, et votre numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes assujetti
- Le nom et l'adresse de facturation du client
- La date de la vente ou de la prestation, et la date d'émission de la facture
- Une description de ce que vous facturez, détaillée s'il y a plusieurs éléments, avec quantité et prix unitaire hors taxe
- Les montants HT, le taux et le montant de la TVA, et le total TTC
- Vos conditions de paiement : date d'échéance, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, éventuelle condition d'escompte
- Pour un auto-entrepreneur (micro-entrepreneur) en franchise en base de TVA : la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI »
3. Créer et envoyer la facture
Utilisez le même format à chaque fois : c'est plus professionnel et cela facilite votre comptabilité. Un générateur de facture gratuit s'occupe de la mise en page : remplissez les champs, voyez le résultat en direct, téléchargez un PDF. Donnez à la facture un numéro unique, en séquence chronologique continue (voir notre guide sur la numérotation des factures), et une date d'échéance claire plutôt qu'une formule vague comme « paiement bientôt ».
Envoyez-la en pièce jointe PDF plutôt qu'en photo ou en simple résumé dans un mail : elle paraît plus sérieuse et le client la classe plus facilement. La facturation électronique devient progressivement obligatoire en France pour les entreprises assujetties à la TVA. Vérifiez le calendrier qui vous concerne auprès de votre expert-comptable ou sur impots.gouv.fr.
4. Savoir ce qui se passe ensuite
Une fois envoyée, la facture n'est pas terminée : elle ne fait que commencer. Notez l'échéance à un endroit que vous verrez, et décidez à l'avance ce que vous ferez en cas de retard : une relance polie quelques jours avant l'échéance, une plus ferme quelques jours après. Avoir ce plan prêt avant d'en avoir besoin rend la relance bien moins gênante le moment venu.
La première facture est la plus difficile uniquement parce qu'elle est inconnue. Ensuite, c'est une tâche de cinq minutes.