Les règles varient selon les pays. En France, elles sont précises, mais la plupart des factures acceptées par les comptables, l'administration fiscale et les clients partagent les mêmes champs. Un champ manquant est la raison la plus courante d'une facture renvoyée avec un « pouvez-vous la renvoyer avec... ? ».
Les mentions essentielles
- Le mot « Facture », bien visible en haut, pas seulement un logo et un numéro.
- Un numéro unique. Séquence chronologique et continue, sans trou, jamais réutilisée : voir notre guide sur la numérotation des factures.
- La date d'émission de la facture.
- La date de la vente ou de la prestation, si elle diffère de la date d'émission.
- Vos informations. Nom ou dénomination, adresse, numéro SIREN ou SIRET, forme juridique et capital pour une société, numéro de TVA intracommunautaire si vous y êtes assujetti, numéro RCS ou RM le cas échéant.
- Les informations du client. Nom ou dénomination et adresse de facturation, et adresse de livraison si elle diffère.
- La désignation détaillée des biens ou services : pour chaque ligne, quantité, prix unitaire hors taxes et total, pas une somme globale.
- Les remises éventuelles et le taux de TVA applicable à chaque ligne.
- Total hors taxes, TVA et total TTC, présentés séparément.
- La date d'échéance et les conditions de règlement, par exemple « 30 jours » (voir les conditions de règlement).
- Les pénalités de retard : le taux applicable (jamais inférieur à trois fois le taux d'intérêt légal ; à défaut de mention, taux BCE + 10 points) et l'indemnité forfaitaire de recouvrement de 40 €. Ces mentions sont obligatoires entre professionnels.
- Les conditions d'escompte pour paiement anticipé, ou la mention qu'il n'y en a pas.
- Les moyens de paiement : coordonnées bancaires (IBAN), lien de paiement ou autre moyen accepté.
Cas particuliers fréquents
- Auto-entrepreneur en franchise en base de TVA : ajoutez « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ».
- Facturation électronique : les factures entre assujettis établis en France sont appelées à passer par une plateforme agréée, selon un calendrier échelonné. Des mentions complémentaires s'y ajoutent (SIREN du client, catégorie d'opération, adresse de livraison). Vérifiez l'état des obligations qui s'appliquent à votre taille d'entreprise auprès de l'administration ou de votre expert-comptable.
- Numéro de bon de commande si le client l'a demandé.
À ajouter même si ce n'est pas strictement exigé
- La devise, si vous ou le client travaillez à l'international.
- Un champ de note pour tout ce que le client doit savoir : référence demandée, mot de remerciement.
Ce que vous pouvez en général omettre
Inutile de mentionner tous vos moyens de paiement si vous encaissez par lien de paiement : n'indiquez que celui que vous voulez voir utilisé. Inutile aussi d'imprimer un mur de clauses juridiques : une note courte et claire vaut mieux que trois paragraphes que personne ne lit. Ces règles évoluent : en cas de doute, vérifiez avec votre expert-comptable.
Une facture complète ne vise pas à faire plus officiel. Elle retire toutes les raisons qu'aurait le client de revenir avec une question avant de payer. Vous pouvez en créer une avec notre générateur de factures.