Une entreprise du bâtiment doit chiffrer le chantier par écrit, commander les matériaux avec des bons de commande et facturer par étapes au fil des travaux. Les documents principaux sont l'estimation, le devis, le bon de commande et l'ordre de travail.
Les documents utilisés dans le bâtiment
- Devis ou estimation. Remettez au client un prix écrit avant le début des travaux. Utilisez un devis pour un périmètre fixé, et une estimation quand l'état du chantier reste inconnu.
- Bon de commande. Envoyez-le aux fournisseurs de bois, de béton, d'appareillages et de matériel. Notez le chantier et la date de livraison dans les remarques.
- Ordre de travail. Il autorise chaque phase ou chaque tâche d'un sous-traitant. Il consigne le périmètre, le prix et une date cible.
- Facture. Facturez chaque étape avec le générateur de factures, à raison d'une ligne par jalon.
Comment fonctionne la facturation
Le bâtiment se facture rarement en une seule fois à la fin. La trésorerie sort tôt pour la main-d'œuvre et les matériaux, donc les entreprises facturent pendant le chantier.
- Situations de travaux. Facturez les étapes comme le gros œuvre, la charpente et les finitions. Chaque situation indique l'avancement cumulé.
- Acompte. Demandez un montant à la commande pour couvrir les matériaux. Écrivez-le dans le devis signé.
- Retenue de garantie. Certains marchés retiennent une part de chaque paiement jusqu'à la réception. Les règles dépendent du contrat et de la nature du marché.
- Avenants. Un travail en plus reçoit son accord écrit et sa propre ligne de facture.
- Régie. Facturez les heures de main-d'œuvre et le coût des matériaux, parfois avec une marge.
Les générateurs n'ont pas de champ dédié au pourcentage d'avancement ni à la retenue de garantie. Indiquez ces chiffres dans les descriptions de ligne et dans les remarques, par exemple « Charpente, 40 % du marché ».
TVA et mentions à connaître
Le taux de TVA dépend des travaux : 20 %, 10 % ou 5,5 % selon la nature du chantier et du logement. Choisissez le taux avec votre expert-comptable et indiquez-le sur chaque ligne. En sous-traitance du bâtiment, la TVA peut relever de l'autoliquidation : le sous-traitant facture alors sans TVA, et le donneur d'ordre la déclare. Vérifiez chaque cas avant d'émettre la facture.
Une facture entre professionnels porte aussi les mentions légales obligatoires : identité des parties, numéro unique, date, désignation des prestations, conditions de règlement, taux des pénalités de retard et indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Erreurs de facturation fréquentes
- Commencer les travaux sans devis signé.
- Faire un travail en plus sur une demande orale, puis se disputer sur le prix.
- Facturer tout le chantier à la fin et porter les coûts pendant des mois.
- Rater l'échéance. Calculez-la avec le calculateur de date d'échéance.
- Ne prévoir aucune pénalité de retard dans le contrat ni sur la facture.
- Perdre la trace de la commande fournisseur qui correspond à chaque chantier.
Calculateurs utiles
- Calculateur de facture d'artisan pour totaliser la main-d'œuvre et les matériaux.
- Calculateur de jours ouvrés pour planifier livraisons et paiements.
- Calculateur de pénalités de retard pour chiffrer un solde en retard.
- Calculateur de date d'échéance pour fixer les délais de règlement.
- Calculateur de TVA pour contrôler la TVA d'une ligne.
Pour aller plus loin, convertissez un devis accepté en facture avec le générateur de factures et gardez une trace de chaque chantier avec un ordre de travail. Les outils ne stockent rien : téléchargez chaque PDF et classez-le dans le dossier du chantier.
Questions fréquentes
- Comment facturer des situations de travaux ?
- Découpez le marché en étapes ou en pourcentages d'avancement. Émettez une situation à chaque étape atteinte ou à date fixe. Indiquez dans les lignes le montant total du marché, le cumul déjà facturé et le montant dû pour cette situation.
- Qu'est-ce que la retenue de garantie ?
- C'est une part de chaque paiement que le maître d'ouvrage conserve jusqu'à la réception des travaux. Dans les marchés de travaux, elle est souvent limitée à 5 % du montant. Vérifiez votre contrat et demandez conseil à un expert-comptable.
- Comment traiter les travaux supplémentaires ?
- Décrivez chaque modification par écrit avant de commencer. Donnez un prix et obtenez l'accord signé du client. Ajoutez ensuite une ligne distincte sur la prochaine facture, avec la référence de l'avenant.
- Faut-il envoyer un devis ou une estimation ?
- Envoyez un devis quand le périmètre est fixé et que vous pouvez vous engager sur un prix. Une fois signé, il engage les deux parties. Envoyez une estimation quand les conditions du chantier peuvent changer. Précisez clairement de quel document il s'agit.
- Quels délais de paiement sont courants dans le bâtiment ?
- Un paiement à 30 jours est courant, et la loi encadre les délais maximaux entre professionnels. Écrivez l'échéance sur chaque facture, avec le taux des pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.