Guides
Guides
Des guides pratiques et clairs sur la facturation, l'encaissement et la gestion administrative d'une petite entreprise.
Ces guides expliquent en langage simple la partie administrative d'une petite entreprise. Ils couvrent la rédaction d'une facture, les conditions de paiement, la relance des mauvais payeurs et la tenue de dossiers propres.
Les guides donnent des informations générales, pas des conseils juridiques ou fiscaux. Les règles varient selon le pays : vérifiez les détails auprès de votre administration fiscale ou d'un comptable. Associez un guide aux générateurs et calculateurs gratuits de ce site.
Premiers pas
Commencez ici si la facturation est nouvelle pour vous : que mentionner, comment numéroter les documents et fixer les conditions.
- Première facture client : étapes et mentions obligatoiresComment établir et envoyer votre première facture : ce qu'il faut préparer, les mentions obligatoires en France et ce qui se passe après l'envoi.
- Devis, facture, reçu : quelle différence et lequel envoyer ?Le devis précède le travail, la facture demande le paiement, le reçu le prouve. À quoi sert chaque document, dans quel ordre les envoyer, avec un exemple chiffré.
- Mentions obligatoires d'une facture : la liste complèteMentions obligatoires sur une facture en France : numéro, dates, SIREN, TVA, pénalités de retard, indemnité de 40 €. La liste complète, un exemple chiffré et les erreurs qui font renvoyer une facture.
- Numérotation des factures : règles et exemples de formatLa numérotation des factures doit être unique, chronologique et continue, sans trou. Formats possibles, exemple chiffré sur une année et erreurs à éviter dès la première facture.
- Conditions de règlement et date d'échéance d'une factureDélai de paiement légal (30 à 60 jours), échéance, escompte : choisissez vos conditions de règlement et affichez une date d'échéance claire. Exemples de calcul de dates et d'escompte.
- Modèle de facture : comment choisir le bon (et gratuit)Un bon modèle de facture contient toutes les mentions obligatoires, un tableau détaillé et un total visible. Voici ce qui compte vraiment, et ce qui compte peu.
- Du devis à la facture payée : les étapes de A à ZEstimation, devis, bon de commande, facture, reçu, avoir : comment une mission passe d'un chiffrage à l'argent sur votre compte, et quel document sert à quoi.
Se faire payer
Relances, pénalités de retard, moyens de paiement et que faire quand un client ne paie pas.
- Être payé plus vite : 7 leviers pour réduire vos délaisComment se faire payer plus vite : lien de paiement, facture le jour même, délais plus courts, acompte et relance avant l'échéance. Leviers simples.
- Retards de paiement : comment les réduire dans votre activitéPourquoi les factures sont payées en retard et comment l'éviter : délais clairs, pénalités affichées, facturation régulière, litiges réglés tôt. Avec un calcul du coût réel d'un retard.
- Paiement en ligne sur une facture : ajouter un lien de paiementUn lien de paiement sur la facture fait payer plus vite qu'un simple IBAN dans un mail. Voici comment l'ajouter sans créer votre propre système de paiement.
- Pénalités de retard sur facture : taux, indemnité de 40 €, calculPénalités de retard : taux minimal légal (3 fois le taux d'intérêt légal), indemnité forfaitaire de 40 €, mentions à mettre sur la facture et cas où y renoncer.
- Relance de facture impayée : quand et comment relancer un clientUn calendrier pour relancer une facture impayée : avant l'échéance, le jour J, après une semaine et au-delà, sans que cela sonne comme un reproche.
- Modèle de relance de facture impayée : 5 messages à copierModèles de relance de facture impayée, de la relance amiable à la dernière relance avant mise en demeure, avec calendrier et calcul de pénalités.
- Facture impayée : que faire en cas de retard de paiement ?Une facture impayée se relance par étapes : vérification, rappel, date d'engagement, mise en demeure. Marche à suivre, exemple chiffré et moment où vous arrêter.
- Mise en demeure de payer une facture : modèles de lettreModèles de lettre de mise en demeure pour facture impayée quand les relances n'ont rien donné : ton, délai, mentions et recommandé avec accusé de réception.
- Recouvrement de factures impayées : que faire après la relanceFacture impayée malgré les relances ? Appel, échéancier, société de recouvrement, injonction de payer, avocat : ce que coûte chaque option et quand s'en servir.
- Créance irrécouvrable : quand passer une facture impayée en perteComment savoir qu'une facture impayée est irrécouvrable, ce que signifie la passer en perte, et pourquoi en parler à votre expert-comptable avant.
Documents commerciaux
Comment fonctionne chaque document commercial, des devis et reçus aux bons de commande et bordereaux de colisage.
- Devis ou estimation : quelle différence et lequel envoyer ?Les deux donnent un prix avant le travail, mais le devis signé engage et l'estimation non. Voici comment choisir et quoi écrire sur le document.
- Statuts de facture : suivre l'état de chaque facture clientQuels statuts de facture utiliser (brouillon, envoyée, payée, en retard, annulée) pour voir d'un coup d'œil quelles factures demandent votre attention, avec un exemple de tableau de suivi.
- Facture d'avoir : corriger une facture sans la supprimerLa facture d'avoir annule ou réduit une facture déjà émise. Quand en faire une, quelles mentions y mettre et pourquoi ne pas modifier la facture d'origine.
- Avoir ou note de crédit : quelle différence ? (Credit memo)Facture d'avoir, note de crédit et credit memo désignent le même document : celui qui réduit ce que le client doit. Voici d'où viennent les deux noms.
- Bon de commande : définition, usage et ce que vous devez en faireUn bon de commande est l'autorisation d'achat de votre client. Ce qu'il signifie pour vous, vendeur, comment le citer sur votre facture, et un exemple de facturation partielle.
- Bon de commande ou facture : qui émet quoi, et quand ?Le bon de commande vient de l'acheteur avant la vente, la facture du vendeur après. Même contenu, sens opposé : exemple chiffré, rapprochement à trois et erreurs fréquentes.
- Confirmation de commande ou bon de commande : quelle différence ?Le bon de commande émane de l'acheteur, la confirmation de commande du vendeur. Deux documents pour une même transaction, vue de côtés opposés, avec un exemple chiffré et un parcours complet.
- Facture commerciale (douane) : rôle et mentions obligatoiresLa facture commerciale est le document douanier des expéditions internationales. Voici ce qu'elle doit contenir et en quoi elle diffère d'une facture normale.
- Facture proforma : définition, usage, différenceUne facture proforma ressemble à une facture mais n'est pas une demande de paiement. À quoi elle sert (export, acompte, validation budgétaire), exemple chiffré et erreurs à éviter.
- Ordre de travail : autoriser et suivre une interventionL'ordre de travail (ou bon d'intervention) transforme un accord verbal en document écrit auquel les deux parties peuvent se référer en cas de litige. Contenu, exemple chiffré et erreurs à éviter.
- Bon de livraison ou bordereau de colisage : quelle différence ?Le bon de livraison et le bordereau de colisage accompagnent un colis et listent son contenu. Ce qui les distingue, ce qu'ils doivent contenir et comment gérer un écart de livraison.
- Feuille de temps pour facturer vos heures à un clientComment tenir une feuille de temps qui justifie une facture à l'heure, résiste aux questions du client et se transforme facilement en facture. Exemple chiffré, arrondis et erreurs à éviter.
Facturation client
Factures récurrentes, acomptes, relevés et autres façons de facturer vos clients dans la durée.
- Facture récurrente : facturer un client à intervalles réguliersComment gérer la facturation récurrente (abonnement, forfait mensuel, maintenance) sans refaire chaque facture : numéros, dates, prorata du premier mois et indexation, avec exemple chiffré.
- Relevé de compte client : résumer tout ce qu'un client vous doitQuand une facture ne suffit pas : le relevé de compte client liste toutes les factures et tous les paiements d'une période et le solde dû, en un document.
- Facture d'acompte : se faire payer avant de commencerQuand demander un acompte, comment établir la facture d'acompte puis la facture de solde, et quoi écrire dans le devis pour éviter tout malentendu.
- Facture d'acompte et de situation : facturer un projet par étapesComment découper un gros projet en factures d'acompte ou de situation de travaux, avec un exemple chiffré complet de 24 000 € HT, pour être payé au fil de l'avancement.
- Échéancier de paiement : payer en plusieurs foisQuand accorder un échéancier de paiement sur une grosse facture, comment le structurer par écrit, avec un exemple chiffré en quatre versements et les clauses à prévoir.
- Forfait mensuel (retainer) : contrat et facturationUn forfait mensuel (retainer) paie la disponibilité, pas seulement le résultat. Ce qu'il couvre, ce que le contrat doit préciser, comment le facturer, avec un exemple chiffré sur deux mois.
Gestion d'entreprise
Tenue de dossiers, impôts, trésorerie et habitudes qui gardent une petite entreprise organisée.
- Trésorerie : pourquoi une entreprise rentable manque de cashBénéfice et trésorerie ne sont pas la même chose. Cet écart explique pourquoi des TPE rentables manquent de cash, et voici comment le réduire en pratique.
- Marge brute ou bénéfice net : deux chiffres très différentsOn parle de « bénéfice » pour les deux, mais l'un ignore la plupart de vos charges et l'autre non. Les confondre mène à de vraies erreurs de prix.
- Lire les états financiers : bilan, compte de résultat, trésorerieComprendre le bilan, le compte de résultat et le tableau de flux de trésorerie sans être comptable, avec un exemple chiffré de TPE où le bénéfice ne se retrouve pas en banque.
- Comment fixer le prix de vos prestations (freelance, TPE)Fixer le prix de ses prestations : coût majoré, prix du marché ou valeur perçue ? Trois méthodes, un calcul de tarif journalier détaillé et les erreurs qui coûtent cher.
- Créances clients : comprendre et suivre ses factures impayéesLes créances clients, c'est l'argent que l'on vous doit encore. Voici pourquoi les suivre à part du chiffre d'affaires et quels indicateurs surveiller.
- Balance âgée des créances : quelles factures traiter d'abordLa balance âgée classe vos factures impayées selon leur retard pour traiter en priorité les plus anciennes et les plus risquées. Voici comment la construire et la lire.
- DSO (délai moyen de paiement clients) : définition et calculLe DSO donne en un chiffre le délai moyen pour être payé. Voici la formule, comment l'interpréter et pourquoi la tendance compte plus qu'une mesure isolée.
- Rotation des créances clients : définition, formule et lectureLe DSO mesure le recouvrement en jours, la rotation des créances le mesure en cycles. Voici la formule, comment la lire et quand l'utiliser.
- Lettrage des paiements : affecter chaque règlement à la factureÊtre payé ne suffit pas : il faut savoir quelle facture le paiement règle. Voici comment lettrer vos encaissements et garder des comptes justes.
- Rapprochement bancaire : contrôler vos encaissementsLe rapprochement bancaire compare vos factures encaissées à votre relevé de compte. Une routine pas à pas, un exemple chiffré avec frais et doublon, et les erreurs à éviter.
- Litige sur une facture : le gérer sans abîmer la relation clientUn client conteste votre facture ? Vérifiez, posez des questions précises, corrigez par un avoir si besoin et gardez une trace. Voici la marche à suivre.
- Fonds de roulement et BFR : le coussin de votre entrepriseQue mesure le fonds de roulement, pourquoi les factures impayées l'immobilisent (BFR) et comment garder assez de marge pour absorber un mois creux. Exemple chiffré complet.
- Prévision de chiffre d'affaires pour une TPE : méthode simpleUne méthode simple et honnête pour estimer vos encaissements des prochains mois : revenus acquis, affaires probables pondérées, trois scénarios et suivi mensuel, avec exemple chiffré.
- Indice d'efficacité du recouvrement (CEI) : formule et lectureLe CEI compare ce que vous avez encaissé à ce que vous pouviez encaisser. Moins faussé que le DSO par les variations de ventes. Formule et lecture.