Un bon de commande (BDC) fonctionne un peu différemment des autres documents d'un circuit de facturation, car c'est en général le client qui l'émet, pas vous. Comprendre ce qu'il représente aide à bien l'utiliser quand il arrive.
Ce qu'est vraiment un bon de commande
Le bon de commande est l'autorisation interne d'achat de l'acheteur : son propre engagement, adressé à vous, vendeur, qui confirme ce qu'il commande, à quel prix, et souvent un budget ou un centre de coût interne. Pour les entreprises dotées d'un processus d'achat formel, c'est le document qui doit être validé avant tout mouvement d'argent.
Quand vous en recevrez un
Les clients plus importants ou plus procéduriers en émettent souvent un après acceptation de votre devis, avant le début du travail. C'est leur paperasse, qui court en parallèle de la vôtre. Tous les clients n'en utilisent pas : les petites entreprises et les particuliers passent souvent directement du devis accepté au démarrage du travail.
Que faire du numéro de bon de commande
Quand un client vous donne un numéro de commande, citez-le sur votre facture. Beaucoup de services comptables ne traitent pas, voire n'acceptent pas, une facture sans numéro de commande valide, car c'est ce qui rapproche la facture d'une dépense déjà validée. L'oublier est l'une des raisons les plus courantes de rejet d'une facture pourtant correcte. Avec la facturation électronique, cette référence peut aussi être demandée dans les données structurées de la facture.
Si vous devez en émettre un vous-même
Si votre entreprise achète des matières ou des services à des fournisseurs ou des sous-traitants, vous pouvez émettre des bons de commande comme vos clients vous en adressent : formaliser ce que vous commandez, à quel prix, avant que le fournisseur commence ou expédie. Notre générateur de bons de commande répond à ce besoin.
Bon de commande ou facture
La confusion est facile puisque les deux listent des articles et des prix. Mais ils sont émis par les deux côtés opposés de la transaction, à des moments différents. Voir notre guide bon de commande ou facture pour la distinction.
Un bon de commande n'est pas de la paperasse pour la paperasse : pour les clients qui l'utilisent, c'est le feu vert interne qui rend le paiement possible. Traiter le numéro de commande comme une information facultative, c'est laisser une facture dormir dans la file de quelqu'un pour des raisons qui n'ont rien à voir avec votre travail.