Un bon de commande et une facture peuvent se ressembler : tous deux listent ce qui est acheté, les quantités et le prix. La vraie différence ne tient pas à la mise en page, mais à celui qui les émet et au moment où il le fait.
Le bon de commande vient de l'acheteur, avant la vente
Un bon de commande est émis par le client, l'acheteur, comme autorisation interne d'achat. Il vous est envoyé avant (ou au moment) du début du travail. Il traduit son engagement : « nous commandons ceci, à ce prix, et c'est validé chez nous ».
La facture vient du vendeur, après la vente
Une facture est émise par vous, le vendeur, après la livraison des biens ou l'exécution des services (ou à une étape convenue). Elle est votre demande de paiement : « voici ce que nous avons livré, voici ce qui est dû ».
Pourquoi la distinction compte en pratique
Confondre les deux, ou traiter un bon de commande comme une pièce sur laquelle vous pourriez facturer sans facture correspondante, pose de vrais problèmes. Un bon de commande seul ne vous fait pas payer : c'est une autorisation côté acheteur, pas une créance côté vendeur. Vous devez toujours envoyer votre propre facture, en citant le numéro du bon de commande, pour que la plupart des entreprises puissent la régler.
Comment ils fonctionnent ensemble
Le schéma habituel : vous envoyez un devis, le client l'accepte et émet un bon de commande (son feu vert interne), le travail est exécuté, puis vous facturez en citant le numéro du bon. Le service comptabilité fournisseurs du client peut alors rapprocher votre facture de la commande déjà validée. Oublier cette référence, ou facturer un autre montant que celui autorisé sans le signaler, est l'une des raisons les plus fréquentes pour lesquelles une facture correcte et honnête reste bloquée en validation.
Si votre client n'utilise pas de bons de commande
Beaucoup d'entreprises, surtout les petites, n'en émettent pas. Un devis signé avec la mention « bon pour accord » joue alors le même rôle d'engagement, et vous facturez directement dessus. Aucune des deux approches n'est plus « correcte » : tout dépend du formalisme des achats du client. Pour émettre vous-même un bon de commande auprès de vos fournisseurs, utilisez notre générateur de bons de commande.
Même contenu, sens opposé. Un bon de commande dit « nous allons acheter ceci ». Une facture dit « nous avons vendu ceci, merci de payer ». Garder ce sens en tête permet à chaque document de jouer son rôle.