Ces trois mots sont souvent employés l'un pour l'autre dans la conversation, mais ils ont un sens précis en gestion. Envoyer le mauvais document trouble le client et peut poser de vrais problèmes comptables.
Le devis : avant le travail, une proposition
Le devis est ce que vous envoyez avant de commencer. Il dit : « voici ce que je propose de faire et ce que cela coûtera ». Ce n'est pas une demande de paiement. Le client peut l'accepter, le refuser ou négocier. Une fois daté et signé avec la mention « bon pour accord », il devient un engagement des deux parties. Certains secteurs (bâtiment, dépannage, déménagement) imposent même un devis écrit. Vous pouvez en créer un avec notre générateur de devis.
La facture : après le travail, une demande de paiement
La facture est émise après la livraison du bien ou l'exécution de la prestation (ou à des étapes convenues, comme une facture d'acompte ou de situation). Elle réclame le paiement : ce qui a été fourni, ce qui est dû, à quelle date. Contrairement au devis, elle crée une créance : elle apparaît dans votre comptabilité et dans celle du client. Entre professionnels, elle est obligatoire, et la date d'échéance fait partie de ses mentions. Voir les mentions obligatoires sur une facture. Utilisez notre générateur de factures.
Le reçu : après le paiement, une preuve
Le reçu (ou quittance) est remis après l'encaissement. Il ne demande rien : il confirme qu'une somme précise a été payée à une date précise pour un objet précis. Il sert à la comptabilité du client et à votre suivi de ce qui est réellement encaissé. Notre générateur de reçus vous aide à le produire.
Dans quel ordre ?
Pour une prestation classique :
- Devis : « voici ce que cela coûtera » (avant le travail).
- Facture : « voici ce que vous me devez » (après le travail, avant le paiement).
- Reçu : « voici ce que vous avez payé » (après le paiement).
Une vente comptoir ou un petit service immédiat saute souvent le devis et la facture. Pour un particulier, le ticket ou la note suffit dans bien des cas, mais une note est obligatoire pour une prestation de service à partir de 25 € TTC, et la facture doit être remise sur simple demande. Entre professionnels, la facture est toujours exigée. Les missions plus importantes ou récurrentes utilisent les trois documents.
Dans tous les cas, adapter le document au bon moment garde vos papiers, et ceux de votre client, justes. En cas de doute sur vos obligations, interrogez votre expert-comptable.