Pour un projet de plusieurs semaines ou mois, ne facturer qu'à la fin vous oblige à avancer tout le coût de votre temps et de vos matières jusqu'au dernier moment. La facturation par étapes découpe le total en paiements liés à l'avancement : la trésorerie rentre au rythme du travail.
Comment découper
Il n'y a pas de bonne méthode unique, mais plusieurs schémas fonctionnent bien :
- Par phase. Conception, puis réalisation, puis finitions, chaque phase facturée à son achèvement. Naturel pour un travail en étapes successives.
- Par pourcentage d'avancement. 30 % à la commande (acompte), 30 % à mi-parcours, 40 % à la livraison. Pratique quand le travail ne se découpe pas nettement mais que l'avancement se mesure. Dans le bâtiment, on parle de situations de travaux, facturées sur l'avancement constaté.
- Par calendrier. Une facture mensuelle pour un projet de durée connue, quel que soit l'avancement exact du mois, courante pour un travail suivi plutôt qu'un projet à échéance fixe.
Quel que soit le schéma, convenez-en, avec les montants de chaque étape, avant de commencer, idéalement dans le devis.
Ce que chaque facture doit montrer
Chaque facture de la série doit indiquer l'étape concernée, le montant de cette étape, et si possible le montant total du projet et ce qui a déjà été facturé. Le client ne doit pas fouiller ses anciennes factures pour savoir où en est le projet. Une facture d'acompte doit aussi rappeler la mention « acompte » : à la facture finale, on déduit les acomptes déjà versés. Côté TVA, le traitement dépend de la nature de l'opération (vente de biens ou prestation de services) et de votre régime : demandez confirmation à votre expert-comptable.
Traitez les changements de périmètre à part
Les longs projets sont ceux où le périmètre bouge le plus. Ne le glissez pas silencieusement dans la facture suivante : signalez-le, et s'il est important, faites-en une ligne ou même une facture à part (avec un avenant au devis). Il ne doit pas se perdre dans un paiement d'étape que le client attendait déjà.
Soldez à la fin
La facture finale rassemble le tout : valeur totale du projet, total déjà facturé sur l'ensemble des étapes, et le solde éventuel à payer. Ce récapitulatif donne à la facturation par étapes l'allure d'un ensemble organisé, et pas d'une série de factures sans lien.
Découper un gros projet en paiements successifs ne sert pas seulement votre trésorerie. Un client qui voit une facturation régulière et détaillée en déduit souvent que le projet lui-même avance comme prévu.