Un artisan doit écrire le prix, obtenir l'accord du client, suivre le travail et facturer à partir de ce dossier. Le déroulement habituel passe par l'estimation, l'ordre de travail, la facture et le relevé kilométrique.
Les documents utilisés par les artisans
- Devis ou estimation. Envoyez-le après la visite sur place. Listez main-d'œuvre et matériaux sur des lignes séparées. Ajoutez la durée de validité du prix.
- Ordre de travail. Utilisez-le quand le client dit oui. Il consigne le périmètre, le prix, une date cible et les consignes d'accès. L'accord écrit du client autorise le chantier.
- Facture. Créez-la à la fin des travaux, ou par étapes sur les longs chantiers. Copiez les lignes du devis, puis modifiez ce qui a changé.
- Relevé kilométrique. Tenez-en un pour les trajets entre chantiers. Il appuie un remboursement par un client ou vos propres justificatifs fiscaux.
Comment fonctionne la facturation
Les petits et les gros chantiers ne se facturent pas de la même façon.
- Au forfait. Un prix unique pour un périmètre défini. La facture est rapide, mais tout changement demande un nouvel ordre de travail.
- À l'heure. Heures multipliées par un taux, plus les matériaux. Tenez une feuille de temps pour justifier chaque heure.
- Acompte et solde. Demandez une partie du prix à la commande pour acheter les matériaux. Facturez le reste à la fin des travaux.
- Mixte. Certains clients paient au forfait, d'autres à l'heure. Étiquetez chaque facture pour que la base soit claire.
Dans la plupart des cas, le devis devient la facture. Un travail en plus demandé sur place doit figurer sur un ordre de travail mis à jour avant que vous le commenciez.
Statut et mentions en France
Si vous êtes micro-entrepreneur en franchise en base de TVA, ajoutez la mention « TVA non applicable, art. 293 B du CGI » et facturez sans TVA. Sinon, le taux dépend des travaux : 20 %, 10 % ou 5,5 %. Pour un client professionnel, la facture porte les mentions légales obligatoires, dont votre SIRET, les pénalités de retard et l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. Confirmez les taux applicables avec votre expert-comptable.
Erreurs de facturation fréquentes
- Faire un travail en plus sans l'écrire.
- Regrouper main-d'œuvre et matériaux sur une seule ligne.
- Facturer des semaines après le chantier, quand le client a oublié les détails.
- Oublier l'échéance. Utilisez le calculateur de date d'échéance.
- Reconstituer les kilomètres de mémoire en fin d'année.
- Ne pas enregistrer les PDF. Les outils ne stockent rien, donc téléchargez et classez chaque document.
Calculateurs utiles
- Calculateur de facture d'artisan pour totaliser main-d'œuvre et matériaux.
- Calculateur de facture horaire pour chiffrer les heures.
- Calculateur d'heures facturables pour totaliser le temps travaillé.
- Calculateur de date d'échéance pour fixer les dates de paiement.
Si un client accepte un prix précis, envoyez-lui d'abord un devis. Il engage les deux parties une fois signé.
Gardez toujours une trace écrite de l'accord du client. En cas de litige sur le prix ou le périmètre, le devis signé et l'ordre de travail font foi. Archivez ces documents avec la facture et les justificatifs d'achat des matériaux.
Questions fréquentes
- Faut-il facturer à l'heure ou au forfait ?
- Facturez au forfait quand vous pouvez définir le travail et que vous voulez garder le gain d'une exécution rapide. Facturez à l'heure quand le périmètre est flou. Dites au client quelle méthode vous utilisez avant de commencer.
- Comment transformer un devis en facture ?
- Quand le client a accepté et que le travail est fait, copiez les lignes du devis dans une nouvelle facture. Mettez à jour les quantités et les prix modifiés, ajoutez une échéance et donnez-lui un nouveau numéro.
- Faut-il un ordre de travail pour les petits chantiers ?
- C'est utile même pour un petit chantier. Un ordre de travail court consigne le périmètre, le prix et l'accord du client. Il vous protège si le client conteste ensuite le travail.
- Comment noter les kilomètres entre chantiers ?
- Notez chaque trajet peu après l'avoir effectué. Indiquez la date, le départ, la destination, la distance et le motif. Les règles de remboursement et de déduction fiscale dépendent de votre statut, donc vérifiez avec votre expert-comptable.
- Faut-il facturer les matériaux séparément ?
- Oui, dans la plupart des cas. Listez matériaux et main-d'œuvre sur des lignes distinctes. Le client voit ce qu'il paie, et vous pouvez ajouter la marge convenue sur les matériaux.