Si vous expédiez des marchandises à l'étranger, une facture ordinaire ne suffit en général pas : les autorités douanières exigent une facture commerciale, un document conçu pour soutenir le dédouanement, et pas seulement pour demander un paiement.
À quoi sert une facture commerciale
La facture ordinaire sert à vous faire payer. La facture commerciale, elle, indique aux douaniers exactement ce qui passe la frontière, pour qu'ils calculent droits et taxes et vérifient que l'importation est légale. Elle voyage souvent avec l'envoi, collée sur le colis ou remise au transporteur, plutôt que d'aller seulement à la comptabilité de l'acheteur.
Ce qu'elle exige en plus d'une facture ordinaire
- Le pays d'origine des marchandises : où elles ont été fabriquées, pas d'où elles sont expédiées.
- Les codes SH (Système harmonisé), la classification standard que la douane utilise pour déterminer les droits (on parle aussi de code douanier ou de nomenclature).
- Des descriptions détaillées : « électronique » ne suffit pas. La douane a besoin d'assez de précision pour classer et taxer correctement.
- Le poids et les dimensions, souvent par article et au total.
- Les Incoterms (FOB, CIF, DDP, etc.), qui précisent qui supporte le transport, l'assurance et les risques à chaque étape.
- Le motif de l'exportation : vente, cadeau, retour pour réparation, car le traitement douanier peut varier.
Qui en a besoin
Toute entreprise qui expédie régulièrement des biens physiques à l'international, même en petits volumes, doit produire des factures commerciales. Cela concerne peu les services, les produits numériques ou les envois purement nationaux, qui ne franchissent pas de frontière douanière. Les règles diffèrent selon la destination : à l'intérieur de l'Union européenne, les échanges de biens relèvent de la TVA intracommunautaire et non d'un dédouanement. Pour les pays hors UE, renseignez-vous auprès de votre transporteur ou d'un transitaire.
Se tromper a de vraies conséquences
Une facture commerciale inexacte ou incomplète est l'une des causes les plus fréquentes de colis bloqués en douane, parfois plusieurs jours, avec à l'occasion des amendes ou un retour de l'envoi. Contrairement à une facture ordinaire, où une petite erreur se corrige souvent par un simple mail, une erreur ici peut immobiliser la marchandise.
Elle ne remplace pas votre facture
La facture commerciale soutient le dédouanement. Elle ne remplace pas la facture que vous envoyez pour être payé. Beaucoup d'entreprises utilisent le même document pour les deux usages, en ajoutant les champs douaniers à leur facture standard. D'autres gardent deux documents séparés. Les deux approches fonctionnent tant que les informations douanières exigées figurent sur le document au moment du passage de la frontière.