La plupart des facturations paient un travail déjà fait. Le forfait récurrent, ou « retainer », inverse la logique : le client paie à l'avance une quantité de votre temps ou une disponibilité sur une période, qu'il l'utilise entièrement ou non. C'est courant chez les avocats, consultants et agences qui suivent des clients dans la durée.
Ce que le client achète vraiment
Selon la façon de le construire, un forfait couvre généralement l'une de ces deux choses :
- Un volume d'heures ou de livrables par période : par exemple 10 heures de conseil par mois, à utiliser sous peine de les perdre (ou, selon le contrat, reportables).
- Une disponibilité prioritaire : le client paie pour que vous soyez joignable et réactif dans un délai convenu, indépendamment d'un nombre d'heures précis.
Soyez explicite sur celle que vous proposez. « 10 heures par mois » et « disponibilité garantie » sont deux promesses différentes, et les confondre est l'origine habituelle des litiges.
Ce que le contrat doit contenir
Avant le premier paiement, mettez par écrit :
- Ce qui est inclus : heures, livrables ou disponibilité, assez précisément pour que personne n'ait à deviner.
- Le sort du temps non utilisé : report, expiration ou avoir ? Le silence sur ce point est la première cause de désaccord.
- Le tarif au-delà du forfait : combien coûtent les heures supplémentaires ? Notre calculateur de forfait mensuel et notre calculateur de facture horaire vous aident à fixer des tarifs cohérents.
- La périodicité et le renouvellement : mensuel, trimestriel, reconduction tacite ou à confirmer. Pour la durée, la reconduction et la résiliation, faites relire votre contrat par un professionnel du droit.
Facturer un forfait
Une facture de forfait est en général plus simple qu'une facture de projet : une ligne pour le forfait de la période, émise au début de celle-ci (puisque vous êtes payé pour la période à venir). Si le client a dépassé le forfait, détaillez le dépassement sur une ligne à part pour distinguer ce qui est inclus de ce qui est en plus. Les mentions obligatoires, dont la numérotation, s'appliquent comme pour toute facture.
Suivez la consommation, même si le client ne le demande pas
Tenir votre propre décompte des heures consommées, même informel, vous évite toute surprise lors d'une discussion sur un dépassement, et vous permet de montrer au client où est passé son forfait. Cela vous dit aussi, bien avant le renouvellement, si le forfait est correctement dimensionné pour le travail qu'il couvre.