Recevoir un paiement et savoir exactement ce qu'il règle ne vont pas toujours ensemble, surtout quand un client a plus de quelques factures ouvertes. Le lettrage (ou affectation des règlements) consiste à rattacher un paiement reçu à la ou aux factures qu'il solde.
Pourquoi ce n'est pas toujours évident
Un paiement sans référence, comme un virement avec un libellé vague ou un chèque sans numéro de facture, vous laisse deviner. Cela se complique quand un client règle plusieurs factures en un seul virement, paie un acompte partiel sans dire à quelle facture il s'applique, ou verse un montant qui ne correspond à aucune facture ouverte.
Faciliter le travail avant même le paiement
La meilleure solution se met en place en amont : mettez clairement le numéro de facture sur chaque facture et demandez au client de le reprendre en référence du virement. Un lien de paiement lié à une facture précise (voir accepter les paiements en ligne) règle le problème automatiquement, puisque le paiement est déjà rattaché à la facture d'origine.
Quand le paiement ne correspond pas clairement
- Plusieurs factures, un seul paiement : vérifiez si le total correspond à la somme d'une combinaison de factures ouvertes de ce client. Le plus souvent, ce sont deux ou trois factures précises.
- Un paiement partiel : demandez au client à quelle(s) facture(s) l'appliquer, plutôt que de deviner et de vous tromper.
- Un montant qui ne correspond à rien : il peut inclure une remise, une déduction de frais ou un écart de change. Une vérification rapide auprès du client vaut mieux que de conclure à une erreur.
Pourquoi une erreur coûte cher
Un règlement mal affecté crée un effet domino. Une facture réellement payée peut sembler en retard, ce qui déclenche une relance inutile et gênante. À l'inverse, une facture impayée peut sembler soldée et ne plus recevoir l'attention nécessaire. Dans les deux cas, tout le reste devient faux : votre balance âgée, votre DSO, votre position de trésorerie.
Gardez le processus simple
Pour la plupart des petites entreprises, une habitude suffit : comparer les références des paiements aux factures ouvertes au fil de l'eau, plutôt que de rapprocher tout à la fin du mois. Le but n'est pas un système sophistiqué. Il s'agit de ne jamais devoir reconstituer plus tard la réponse à « cette facture, c'était pour quoi ? ».