Une facture proforma a la même mise en page qu'une vraie facture, les mêmes champs, parfois le même montant. Mais ce n'est pas une demande de paiement et elle ne crée aucune obligation de payer. C'est un aperçu, envoyé avant la vraie facture.
À quoi elle sert
La facture proforma indique au client, sous la forme exacte de la future facture, ce qu'il pourra se voir facturer. C'est utile quand il en a besoin avant que vous puissiez (ou vouliez) émettre la vraie. Cas courants :
- Avant une expédition internationale : l'acheteur dispose des documents pour les douanes, un permis d'importation ou l'organisation du paiement, avant que la vente soit conclue.
- Avant la validation interne d'un client : il obtient une autorisation budgétaire sur la base d'un document qui montre le coût attendu.
- Pour demander un règlement avant la livraison, dans les secteurs où le paiement total ou partiel se fait avant la fourniture. La vraie facture n'est alors émise qu'après la livraison.
Ce qui la distingue d'une facture
La différence essentielle est juridique et comptable : la facture proforma n'est pas enregistrée comme créance dans votre comptabilité, et le client ne l'enregistre pas comme dette. En principe, elle n'ouvre pas droit à déduction de TVA. Rien n'est encore dû. Elle dit « voici ce que cela coûtera », pas « voici ce que vous me devez ». Si vous voulez simplement vous faire payer un acompte, une facture d'acompte est en règle générale la bonne pièce.
Indiquez-le sans ambiguïté
Comme elle ressemble à une facture, les mots « Facture proforma » doivent être très visibles. Sinon, le client (ou son logiciel comptable) peut la prendre pour une vraie facture, payer un document qui n'était pas destiné à l'être, ou la compter en double quand la vraie facture arrive. Notre générateur de factures proforma ajoute cette mention automatiquement.
Faites suivre la vraie facture
La proforma n'est jamais l'étape finale. Une fois la transaction confirmée (marchandises expédiées, prestation exécutée, conditions arrêtées), émettez une vraie facture qui s'y réfère. Les deux doivent coller en montant et en détail. Si quelque chose a changé entre-temps, signalez l'écart pour que le client ne soit pas surpris par un chiffre différent.
La facture proforma répond à « combien cela va-t-il me coûter ? » avant que quiconque doive quoi que ce soit. C'est un outil de planification, pas un moyen d'éviter d'envoyer la vraie facture.