Une facture pro forma est une facture préliminaire qui indique à un acheteur le coût d'une commande avant l'expédition des marchandises ou le début du travail. Elle liste les articles, les prix, la TVA et les conditions. Ce générateur permet de créer une facture pro forma gratuite en ligne, au format PDF.
Quand faire une facture pro forma
Elle est utile quand l'acheteur a besoin d'un document chiffré avant de payer ou de recevoir la commande :
- Vous demandez un paiement ou un acompte avant de lancer la fabrication.
- Un acheteur doit faire valider la dépense en interne.
- Vous préparez une expédition à l'étranger et le transporteur ou la douane demande un document chiffré.
- Vous voulez confirmer par écrit prix, conditions et délais.
Ce n'est pas une demande de paiement définitive. Après la livraison, émettez la facture finale. Pour une simple offre de prix, utilisez un devis.
Que mentionner sur une facture pro forma
- Votre nom, votre adresse et votre e-mail dans « De (votre entreprise) ».
- Le nom et l'adresse de l'acheteur dans « Facturé à ».
- Un numéro de pro forma, dans une suite distincte de vos factures définitives.
- La date et l'échéance : date limite de paiement ou de confirmation.
- La devise, parmi 12 options.
- Les lignes : description, quantité et prix unitaire.
- Taxe % par ligne. Les totaux affichent le sous-total, la taxe et le total.
- Notes : conditions de paiement et de livraison, validité, RIB et une mention du type « Ceci est une facture pro forma, pas une demande de paiement. »
Le générateur n'a pas de champ logo ni de signature. Ajoutez références et conditions dans les notes, et signez le PDF imprimé si nécessaire.
Comment créer une facture pro forma avec ce générateur
- Renseignez « De (votre entreprise) » : nom, adresse, e-mail.
- Dans « Facturé à », saisissez l'acheteur.
- Dans « Détails du document », indiquez numéro, date, date d'échéance et devise.
- Dans « Articles », cliquez sur « Ajouter un article » pour chaque produit ou service. Saisissez description, quantité, prix et TVA.
- Suivez l'aperçu en direct pendant la saisie.
- Dans « Notes », ajoutez les conditions et la mention qu'il ne s'agit pas d'une facture définitive.
- Cliquez sur « Télécharger le PDF ».
L'outil ne conserve aucune donnée : enregistrez le PDF.
Erreurs courantes
- Mention « pro forma » absente. L'acheteur pourrait la prendre pour une facture définitive.
- Même suite de numéros que les factures. Gardez deux suites séparées.
- Prix sans durée de validité. Précisez jusqu'à quand les prix tiennent.
- TVA mal indiquée. Précisez le taux applicable ou la mention d'exonération.
- Conditions de livraison oubliées. Mettez-les dans les notes.
- Pas de copie conservée. Enregistrez chaque PDF.
Pro forma et autres documents
| Document | Rôle |
|---|---|
| Devis | Offre de prix avant accord |
| Facture pro forma | Document chiffré préliminaire |
| Facture | Demande de paiement définitive |
| Bon de commande | Commande émise par l'acheteur |
Après accord, vous pouvez créer une confirmation de commande. Le client peut répondre avec un bon de commande.
Prochaines étapes
Pour un acompte, le calculateur de facture de projet aide à répartir le montant. Pour l'export, un connaissement simple peut servir de base de dialogue avec le transporteur. Les règles de TVA et de douane varient : demandez conseil à votre expert-comptable.
Questions fréquentes
- Qu'est-ce qu'une facture pro forma ?
- Une facture pro forma est une facture préliminaire. Elle indique à l'acheteur ce que coûtera une commande avant l'expédition ou le début du travail. Elle liste les articles, les prix, la TVA et les conditions. Ce n'est pas une demande de paiement définitive.
- Une facture pro forma a-t-elle valeur de facture ?
- Non. Elle ne remplace pas la facture définitive et n'a en général pas la même valeur comptable. Elle sert à informer, à obtenir un accord ou à préparer un paiement ou des documents d'export. Demandez conseil à votre expert-comptable pour votre cas.
- Comment faire une facture pro forma gratuite ?
- Ouvrez le générateur, saisissez vos coordonnées et celles de l'acheteur, le numéro, la date, l'échéance et la devise. Ajoutez vos lignes avec la TVA, écrivez dans les notes qu'il s'agit d'une pro forma, puis téléchargez le PDF.
- Quand utiliser une facture pro forma ?
- Utilisez-la avant une livraison ou un travail pour fixer le prix, demander un acompte ou aider un acheteur à obtenir un accord interne. Elle sert aussi pour certaines expéditions à l'étranger. Pour l'export, vérifiez les documents exigés avec votre transporteur ou la douane.
- Quelle différence avec un devis ?
- Un devis est une offre de prix que le client accepte ou non. Une pro forma ressemble à une facture et prépare le paiement ou l'expédition. Les deux ne sont pas des demandes de paiement finales. Choisissez selon l'usage que le client en fera.
- L'outil enregistre-t-il mes documents ?
- Non. L'outil fonctionne dans votre navigateur, ne stocke rien sur notre serveur et ne demande aucun compte. Téléchargez le PDF et conservez votre copie avant de quitter la page.