Quand une entreprise achète à une autre, la même transaction peut générer deux documents, un de chaque côté. On les confond facilement car ils reprennent souvent presque les mêmes informations.
Le bon de commande : le document de l'acheteur
Un bon de commande est émis par l'acheteur. Il confirme ce qu'il commande et autorise l'achat de son côté. C'est son engagement interne, adressé au vendeur comme notification d'une commande validée.
La confirmation de commande : le document du vendeur
La confirmation de commande (ou accusé de réception de commande, ou « sales order ») est émise par le vendeur en réponse à un bon de commande, ou à toute commande ferme. Elle confirme en interne que la commande est reçue, acceptée et sera exécutée. C'est votre trace que la vente a lieu, qui déclenche la préparation, la planification ou la production. Envoyée au client, elle lui confirme que vous avez bien pris sa commande, avec les prix, quantités et délais.
Pourquoi une entreprise émet les deux
Pour des transactions interentreprises importantes ou répétées, les deux documents coexistent souvent pour la même affaire : le bon de commande de l'acheteur autorise sa dépense, la confirmation de commande du vendeur acte l'acceptation et lance l'exécution. Ils se citent généralement l'un l'autre : la confirmation reprend le numéro du bon de commande, pour que les deux systèmes internes rattachent les pièces à la même transaction.
Quand un seul suffit
Beaucoup de transactions n'exigent pas ce formalisme des deux côtés. Si vous êtes vendeur et que le client n'émet pas de bons de commande, une confirmation de commande (ou simplement le devis accepté) peut servir de confirmation interne, sans bon de commande correspondant.
Où se place la facture
Aucun de ces documents n'est une demande de paiement : c'est encore le rôle de la facture, émise une fois la commande exécutée, en citant idéalement la confirmation de commande et le numéro du bon de commande du client s'il existe. Notre générateur de confirmations de commande et notre générateur de bons de commande couvrent chaque côté.
Même affaire, mêmes chiffres, deux documents : l'un confirme ce qui est acheté, l'autre ce qui est vendu. Savoir lequel vous avez sous les yeux (et lequel vous devez émettre) évite que la transaction ne tourne à l'embrouille administrative.