Une fois une facture envoyée, et surtout une fois qu'elle est enregistrée dans la comptabilité de quelqu'un, la modifier directement crée plus de problèmes qu'elle n'en résout. En France, la correction passe par une facture d'avoir (ou « avoir »), qui garde la piste d'audit intacte.
Ce qu'est vraiment une facture d'avoir
Une facture d'avoir est un document qui réduit, ou annule entièrement, le montant dû sur une facture précise, émis après coup. Elle ne remplace pas la facture d'origine. Elle y renvoie et ajuste le solde. Les deux documents restent intacts et gardent la trace de ce qui s'est passé et pourquoi.
Quand en émettre une
- Une facture était trop élevée : mauvaise quantité, mauvais prix, une ligne qui n'aurait pas dû y figurer.
- Des marchandises ont été retournées, ou des services n'ont pas été fournis comme facturé.
- Une remise négociée s'applique après l'envoi de la facture.
- Une facture doit être annulée en totalité : un avoir total la ramène à zéro sans effacer la trace.
Ce que doit contenir un avoir
- Le numéro et la date de la facture d'origine, pour qu'on sache sans ambiguïté laquelle est corrigée.
- Le montant crédité (HT, TVA, TTC), détaillé comme la facture d'origine si la correction porte sur des lignes précises.
- Un bref motif : « Retour : 3 unités, endommagées pendant le transport » se lit bien mieux, dans vos comptes comme dans ceux du client, qu'un ajustement sans explication.
- Son propre numéro, selon la même discipline que vos factures : une numérotation chronologique et continue (voir la numérotation des factures).
- La TVA corrigée en conséquence, avec les mentions habituelles de votre facture (identité des deux parties, date d'émission).
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Pourquoi ne pas simplement modifier ou supprimer la facture ?
Une fois qu'un numéro de facture est émis, il fait partie de votre séquence chronologique et continue, obligatoire, et il est très probablement déjà dans la comptabilité de votre client. Modifier la facture après coup crée deux versions du même numéro de document, exactement le genre d'incohérence qui rend le rapprochement (le vôtre comme le sien) peu fiable. En cas de contrôle fiscal, des factures supprimées ou modifiées sans trace posent problème. L'avoir garde l'original intact et fait de la correction un événement traçable.
Un « credit memo » est la même idée
Selon les pays, « credit memo » et « credit note » désignent souvent la même chose : voir credit memo ou credit note si vous hésitez sur le terme.
Se tromper sur un chiffre n'est pas l'erreur qui compte : on corrige des factures tout le temps. L'avoir est ce qui garde la correction elle-même propre et facile à suivre, pour vous et pour le client. En cas de doute sur le traitement de la TVA, demandez à votre expert-comptable.