Una factura proforma es una factura preliminar que informa al comprador del coste de un pedido antes de enviar la mercancía o de empezar el trabajo. Lista los artículos, los precios, el IVA y las condiciones. Con este generador puedes crear una factura proforma gratis online en PDF.
Cuándo hacer una factura proforma
Es útil cuando el comprador necesita un documento con importes antes de pagar o de recibir el pedido:
- Pides un pago o un anticipo antes de empezar a fabricar.
- Un comprador necesita aprobar el gasto internamente.
- Preparas un envío al extranjero y el transportista o la aduana piden un documento con importes.
- Quieres confirmar por escrito precio, condiciones y plazos.
No es una reclamación de pago definitiva. Tras la entrega, emite la factura final. Para una simple oferta de precio, usa un presupuesto.
Qué incluir en una factura proforma
- Tu nombre, dirección y correo en «De (tu empresa)».
- Nombre y dirección del comprador en «Facturar a».
- Número de proforma, en una serie distinta de tus facturas definitivas.
- Fecha y vencimiento: fecha límite para pagar o confirmar.
- Moneda, entre 12 opciones.
- Conceptos: descripción, cantidad y precio unitario.
- Impuesto % por línea. Los totales muestran subtotal, impuesto y total.
- Notas: condiciones de pago y entrega, validez, IBAN y una frase como «Esta es una factura proforma y no una reclamación de pago».
El generador no tiene campo de logotipo ni de firma. Añade referencias y condiciones en Notas, y firma el PDF impreso si lo necesitas.
Cómo crear una factura proforma con este generador
- Rellena «De (tu empresa)»: nombre, dirección y correo.
- En «Facturar a», escribe al comprador.
- En «Datos del documento», indica número, fecha, vencimiento y moneda.
- En «Conceptos», pulsa «Añadir concepto» para cada producto o servicio. Escribe descripción, cantidad, precio e IVA.
- Sigue la vista previa en directo mientras escribes.
- En «Notas», añade las condiciones y la frase que aclara que no es factura definitiva.
- Pulsa «Descargar PDF».
La herramienta no conserva datos: archiva el PDF.
Errores frecuentes
- No poner «proforma». El comprador podría tomarla por una factura definitiva.
- Usar la misma serie que las facturas. Mantén dos series separadas.
- Precios sin validez. Indica hasta cuándo valen.
- IVA mal indicado. Señala el tipo aplicable o la exención.
- Olvidar las condiciones de entrega. Escríbelas en Notas.
- No guardar copia. Archiva cada PDF.
Proforma y otros documentos
| Documento | Función |
|---|---|
| Presupuesto | Oferta de precio antes del acuerdo |
| Factura proforma | Documento preliminar con importes |
| Factura | Reclamación de pago definitiva |
| Orden de compra | Pedido emitido por el comprador |
Tras el acuerdo, puedes crear un pedido de venta. El cliente puede responder con una orden de compra.
Siguientes pasos
Para un anticipo, la calculadora de factura de proyecto ayuda a repartir el importe. Para exportar, un conocimiento de embarque sencillo puede servir de base para hablar con el transportista. Las normas de IVA y aduanas varían: consulta a tu gestor.
Cómo usarla bien
Di con claridad al comprador qué debe hacer al recibirla: pagar un anticipo, confirmar el pedido o aprobar el gasto. Indica hasta cuándo se mantienen los precios y las condiciones de entrega. Cuando se complete la operación, emite la factura definitiva con un número de la serie de facturas y cita en Notas la referencia de la proforma.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es una factura proforma?
- Una factura proforma es una factura preliminar. Informa al comprador de lo que costará un pedido antes de enviar la mercancía o de empezar el trabajo. Lista los artículos, los precios, el IVA y las condiciones. No es una reclamación de pago definitiva.
- ¿Una factura proforma tiene validez como factura?
- No. No sustituye a la factura definitiva y normalmente no tiene el mismo valor contable. Sirve para informar, obtener una aprobación o preparar un pago o documentos de exportación. Consulta a tu gestor sobre tu caso.
- ¿Cómo hago una factura proforma gratis?
- Abre el generador, escribe tus datos y los del comprador, el número, la fecha, el vencimiento y la moneda. Añade los conceptos con IVA, escribe en Notas que es una proforma y descarga el PDF.
- ¿Cuándo se usa una factura proforma?
- Se usa antes de entregar o trabajar, para fijar el precio, pedir un anticipo o ayudar a un comprador a obtener una aprobación interna. También se usa en algunos envíos al extranjero. Para exportar, comprueba los documentos exigidos con tu transportista o la aduana.
- ¿Qué diferencia hay con un presupuesto?
- Un presupuesto es una oferta de precio que el cliente acepta o no. Una proforma tiene forma de factura y prepara el pago o el envío. Ninguna es una reclamación de pago final. Elige según el uso que le dará el cliente.
- ¿Se guardan mis documentos?
- No. La herramienta funciona en tu navegador, no guarda nada en nuestro servidor y no pide cuenta. Descarga el PDF y conserva tu copia.