Una agencia de marketing debe facturar igualas y proyectos en líneas separadas y bien etiquetadas, y mostrar la inversión en medios aparte de sus honorarios. Los documentos principales son la factura, el presupuesto, la orden de compra y el estado de cuenta. Así se organiza la facturación en una agencia de marketing.
Documentos que usan las agencias
- Presupuesto. Envíalo antes de una campaña o proyecto. Lista cada entregable con su precio. Añade la fecha de validez y lo que queda fuera, como rondas extra de revisiones.
- Factura. Envíala cada mes en las igualas y por hitos en los proyectos. Añade el nombre de la campaña en la descripción de la línea.
- Orden de compra. Emítela a freelancers, fotógrafos y proveedores de impresión. Fija el alcance y el precio antes de que empiece el trabajo.
- Estado de cuenta. Envíalo a clientes con muchas campañas. Una página muestra cada cargo, cada pago y el saldo.
Cómo se factura normalmente
| Concepto | Enfoque habitual |
|---|---|
| Iguala | Cuota mensual fija por un alcance u horas pactadas |
| Proyecto | Tarifa cerrada, a menudo dividida en fases |
| Inversión en medios | Coste repercutido más una tarifa o margen |
| Costes de proveedores | Coste más margen, en una línea propia |
El margen necesita coherencia. Elige una regla, como un porcentaje sobre el coste del proveedor, y aplícala igual a todos los clientes. Los generadores no calculan márgenes: hazlo antes con la calculadora de margen sobre coste e introduce el precio final en cada línea.
Las igualas y los proyectos suelen convivir. Indica en el contrato qué horas o entregables cubre la iguala. El trabajo fuera de ella va en un presupuesto aparte.
Aspectos fiscales y de cobro
Los honorarios de una agencia llevan IVA (tipo general del 21 %). La inversión en medios repercutida puede plantear dudas: si compras publicidad en plataformas extranjeras, el IVA puede tratarse de forma distinta (por ejemplo, con inversión del sujeto pasivo). Consulta a tu gestor cómo documentarlo en la factura.
Entre empresas, la Ley 3/2004 contra la morosidad marca 30 días de pago por defecto y un máximo de 60 si se pactan. Anota el vencimiento y el número de pedido del cliente en cada factura. Si el cliente exige un número de pedido propio, inclúyelo para que el departamento de pagos pueda procesarla.
Errores frecuentes al facturar
- Mezclar la inversión en medios con los honorarios, de modo que el cliente no ve tu margen ni el suyo.
- Dejar crecer el alcance sin presupuesto para el trabajo extra.
- Pagar a proveedores sin orden de compra y discutir luego el importe.
- Facturar la inversión en medios cuando la plataforma ya te la ha cobrado.
- Omitir el número de pedido del cliente cuando su departamento financiero lo exige.
- No enviar ningún recordatorio de pago.
Calculadoras útiles
- Calculadora de margen sobre coste para fijar el precio de los costes de proveedores.
- Calculadora de margen para comprobar el beneficio de un proyecto.
- Calculadora de iguala para fijar una cuota mensual.
- Calculadora de factura por proyecto para planificar los importes por hitos.
Para el seguimiento de impagos, calcula la fecha límite con la calculadora de fecha de vencimiento. Las herramientas no guardan datos: descarga cada PDF.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo facturan las agencias igualas y proyectos a la vez?
- Usa líneas separadas en una misma factura o facturas distintas. Etiqueta cada línea con la campaña o el servicio. Así el departamento financiero del cliente asigna cada cargo a un presupuesto.
- ¿Cómo cobro el margen sobre la inversión publicitaria?
- Pacta el margen o la tarifa de gestión en el contrato. Muestra el coste de medios y la tarifa en líneas distintas para que el cliente vea ambos. Unas líneas claras generan confianza y reducen disputas.
- ¿Facturo la inversión en medios antes o después de que se emita?
- Muchas agencias facturan por adelantado, porque la agencia paga primero a la plataforma o al proveedor. Ponlo en el contrato. La facturación anticipada protege tu tesorería en campañas grandes.
- ¿Por qué necesito órdenes de compra para freelancers y proveedores?
- Una orden de compra recoge el alcance y el precio pactados antes de empezar. Cuando llega la factura del proveedor, la cotejas con la orden y evitas pagar más de lo acordado.
- ¿Cómo muestro a un cliente lo que debe en varias campañas?
- Envía un estado de cuenta. Lista cargos y pagos por fecha y muestra el saldo pendiente. Funciona bien a fin de mes con clientes que tienen varias campañas abiertas.