Toda plantilla de factura se presenta como "profesional". La mayoría de las diferencias entre ellas son estéticas. Esto es lo que merece la pena mirar al elegir una plantilla de factura.
Lo que sí importa
Todos los campos obligatorios, bien ordenados. Una plantilla vale lo que valen sus campos: número de factura (y serie, si la usas), fechas, conceptos detallados, base imponible, IVA, total y tus datos de pago. Además debe tener espacio para los datos fiscales de emisor y cliente (nombre o razón social y NIF). Si te obliga a meter todo en una sola casilla de descripción, dejará de servirte pasadas las primeras facturas.
Espacio para detallar. Salvo que solo factures un importe único, necesitas una tabla de conceptos con descripción, cantidad, precio unitario e importe de cada línea, no un solo campo de "importe". Una factura detallada genera menos dudas en el cliente, porque no hay nada que cuestionar.
Un total imposible de pasar por alto. El importe final a pagar debe ser la cifra más visible de la página. Si hay que buscarlo, la plantilla ha fallado en su única misión.
Coherencia de una factura a otra. La mayor ventaja práctica de una plantilla no es su aspecto, sino que todas tus facturas se ven igual. Eso agiliza tu propia contabilidad y hace que el cliente confíe en que nadie ha cambiado nada a escondidas entre una factura y otra.
Lo que importa mucho menos de lo que parece
Color y marca. Un logotipo y un color corporativo quedan bien, pero no influyen en que te paguen. No pierdas una tarde eligiendo una paleta para un documento cuya función es comunicar una cifra con claridad.
Diseños muy elaborados. Una factura muy recargada puede jugar en tu contra: los adornos compiten con las cifras y un diseño poco habitual puede confundir el software de contabilidad del cliente si escanea las facturas de forma automática.
Depender de un programa concreto. Una plantilla que solo funciona dentro de una plataforma de pago es un problema el día que quieras cambiar de herramienta. Un PDF sencillo y bien estructurado, que puedas generar en cualquier sitio, dura más que uno precioso que no puedes llevarte.
Una prueba sencilla
Enseña una factura terminada a alguien que no conozca tu negocio y hazle dos preguntas: quién la emite y cuánto hay que pagar. Si responde a ambas en menos de cinco segundos, la plantilla cumple, sea del color que sea.
Si trabajas en España, recuerda que la factura debe cumplir el Reglamento de facturación y, según tu caso, los requisitos de Verifactu. Si tienes dudas, consúltalo con tu gestor.
Nuestro creador de facturas gratis está pensado justo para esto: todos los campos necesarios, una tabla de conceptos clara y un total que no se pierde, con vista previa en directo para ver el PDF final antes de descargarlo.