Qué debe incluir una factura depende del país, pero casi todas las facturas aceptadas por gestores, Hacienda y clientes comparten los mismos campos básicos. Olvidar uno es el motivo más común de que te la devuelvan con un "¿puedes reenviarla con X?".
Lo imprescindible
- Un título claro. La palabra "Factura" arriba, no solo un logo y un número.
- Número de factura único. Correlativo y nunca reutilizado; en España es obligatorio que la numeración sea correlativa dentro de cada serie. Consulta nuestra guía de numeración de facturas para un formato que escale.
- Fecha de expedición. Cuándo se emitió la factura.
- Fecha de vencimiento o condiciones de pago claras (por ejemplo, "30 días"). Mira cómo fijar condiciones de pago.
- Tus datos. Nombre o razón social, domicilio y NIF.
- Datos del cliente. Nombre o razón social, domicilio y NIF, para que quede claro quién debe qué. En una factura completa son obligatorios; en una factura simplificada (por ejemplo, ventas minoristas de poco importe) pueden omitirse algunos datos del destinatario.
- Descripción detallada de lo facturado: cada línea con cantidad, precio unitario e importe, no un único importe global.
- Base imponible, tipo de IVA, cuota y total. Por separado, sin fundirlo todo en una cifra que el cliente tenga que descomponer. Si la operación está exenta o no sujeta, indica la mención legal que corresponda.
- Instrucciones de pago. Cómo quieres cobrar: IBAN, enlace de pago o el método que aceptes.
Conviene añadir, aunque no sea obligatorio
- La moneda, de forma explícita, si tú o el cliente operáis a nivel internacional.
- Un campo de notas para lo que el cliente necesite como contexto: un número de pedido que te pidió citar o un mensaje de agradecimiento.
- Condiciones de pago tardío indicadas desde el principio (por ejemplo, un porcentaje de recargo) en lugar de introducirlas después. Nuestra calculadora de recargo por pago tardío te ayuda a fijar una cifra razonable.
Qué suele poder omitirse
No hace falta llenar la factura de datos bancarios si cobras con un enlace de pago: incluye solo el método que quieres que se use, para que no haya ambigüedad. Tampoco necesitas un muro de texto legal; una nota breve y clara vale más que tres párrafos que nadie lee.
Otras cuestiones en España
Si te corrigen un error o hay una devolución, se emite una factura rectificativa, no se modifica la original. Además, el sistema Verifactu (requisitos de software de facturación y registro) puede afectarte según tu situación y las fechas de aplicación vigentes. Consulta con tu gestor qué obligaciones te corresponden.
Una factura completa no consiste en parecer más oficial, sino en eliminar cualquier motivo para que el cliente vuelva con una pregunta antes de pagar.