Un consultor debe ajustar el modelo de facturación al alcance del trabajo: por horas si es abierto, tarifa cerrada si hay entregables definidos y iguala si es asesoramiento continuo. La mayoría de los encargos de consultoría usan la factura, la factura proforma, la estimación y el informe de gastos.
Documentos que usan los consultores
- Estimación. Envíala antes del contrato cuando el alcance aún está abierto. Da un rango de precio y muestra cómo piensas el trabajo.
- Factura proforma. Envíala cuando el departamento financiero del cliente necesita un documento para liberar un anticipo o aprobar un presupuesto. Márcala con claridad para que nadie la pague como factura final.
- Factura. Emítela en cada hito o al cierre de mes. Una línea por entregable o por bloque de horas la mantiene legible.
- Informe de gastos. Adjúntalo cuando repercutas viajes, software o impresión. Incluye fechas, categorías e importes.
Cómo se factura normalmente
- Por horas. Es fácil de empezar. El cliente asume el riesgo del alcance y tú el de una tarifa baja. Registra las horas en una hoja de horas.
- Tarifa por proyecto. Pones precio al resultado. Tú asumes el riesgo del alcance, así que escribe qué entra y qué no.
- Iguala. El cliente paga una cantidad fija por un bloque de tiempo o por disponibilidad. Indica qué ocurre con las horas no usadas.
- Hitos. Divide la tarifa del proyecto en fases ligadas a entregables. Protege tu tesorería.
Los modelos mixtos son habituales. Un cliente puede pagar una iguala mensual más una tarifa por proyecto. Usa líneas separadas e indica qué modelo sigue cada una.
Particularidades en España
Si trabajas como autónomo y facturas a empresas, tu factura suele llevar IVA (general del 21 %) y, además, retención de IRPF. La retención se resta del total que cobras y la ingresa el cliente a Hacienda por tu cuenta. El porcentaje depende de tu actividad y de tu antigüedad, y el generador no lo calcula: indícalo en Notas o ajusta las líneas después de consultar a tu gestor.
Para clientes de otros países de la UE, el tratamiento del IVA puede cambiar (por ejemplo, en operaciones intracomunitarias). Confírmalo con un asesor fiscal antes de emitir la factura.
Errores frecuentes al facturar
- Facturar solo al terminar el proyecto y esperar meses para cobrar.
- Esconder los gastos dentro de la tarifa, lo que hace dudar al cliente del total.
- Enviar una proforma sin etiqueta clara ni fecha de validez.
- No incluir el número de pedido cuando el departamento de pagos del cliente lo exige.
- Dejar los plazos de pago sin definir. Fíjalos con la calculadora de fecha de vencimiento.
- Poner precio a ojo en vez de partir de tus costes.
Calculadoras útiles
- Calculadora de factura por horas para sumar tiempo y tarifa.
- Calculadora de iguala para fijar una cuota mensual.
- Calculadora de tarifa freelance para hallar una tarifa que cubra tus costes.
- Calculadora de factura por proyecto para dividir una tarifa en hitos.
Si necesitas confirmar un precio antes de empezar, usa el generador de presupuestos. Las herramientas no guardan datos: descarga cada PDF.
Preguntas frecuentes
- ¿Debe un consultor facturar por horas o por proyecto?
- Las horas encajan con trabajos abiertos y de alcance poco claro. Una tarifa por proyecto encaja con entregables definidos y premia tu rapidez. Muchos consultores usan una iguala para el asesoramiento continuo. Elige el modelo según lo bien definido que esté el alcance.
- ¿Cómo repercuto los gastos al cliente?
- Muestra los gastos como líneas separadas en la factura o envía un informe de gastos junto con ella. Pacta en el contrato qué costes puedes repercutir y si añades un margen.
- ¿Cuándo envío una factura proforma?
- Envíala antes de empezar cuando el cliente necesita un documento para liberar un pago o aprobar un presupuesto. No es una petición de pago ni una factura válida a efectos fiscales. La factura definitiva se emite al entregar.
- ¿Qué plazo de pago debo aplicar?
- Entre empresas, la Ley 3/2004 fija 30 días por defecto y un máximo de 60 si se pactan. Con clientes nuevos, valora un anticipo o pagos por hitos. Escribe el vencimiento en cada factura.
- ¿Puedo facturar el tiempo de desplazamiento?
- Sí, si el contrato lo recoge. Muchos consultores facturan el viaje a tarifa reducida o con un importe fijo. Escribe la regla en la propuesta para que la factura no sorprenda.
- ¿Debo aplicar retención de IRPF?
- Si eres profesional y facturas a una empresa, la factura suele llevar retención de IRPF. El porcentaje depende de tu situación. Consúltalo con tu gestor o asesor fiscal.