Estas tres palabras se usan como sinónimos en la conversación diaria, pero en un negocio significan cosas distintas. Enviar el documento equivocado confunde al cliente y puede causar problemas contables.
Presupuesto: antes del trabajo, una oferta
El presupuesto es lo que envías antes de empezar. Dice: "esto es lo que propongo hacer y esto es, más o menos, lo que costará". No es una petición de pago. Es una propuesta que el cliente puede aceptar, rechazar o negociar. Aún no se ha entregado nada, así que aún no se debe nada.
Úsalo cuando un cliente pregunte "¿cuánto costaría esto?" antes de comprometerse. Si necesitas un documento para pedir un pago anticipado sin que sea una factura definitiva, mira la factura proforma.
Factura: después del trabajo, una petición de pago
La factura se envía después de entregar los bienes o servicios, o en hitos acordados de un proyecto largo (por ejemplo, una certificación de obra). Es una petición formal de pago: qué se ha entregado, cuánto se debe y cuándo vence. A diferencia del presupuesto, crea una obligación y aparece en tu contabilidad y en la del cliente.
En España, una factura completa debe incluir, entre otros datos, número y serie, fecha de emisión, datos y NIF del emisor y del destinatario, descripción de la operación, base imponible, tipo y cuota de IVA y, en su caso, retenciones de IRPF. Algunas operaciones permiten una factura simplificada. Confirma los requisitos exactos con tu gestor.
Recibo: después del pago, la prueba de que ocurrió
El recibo se emite después de recibir el pago. No pide nada. Confirma que se pagó un importe concreto, en una fecha concreta, por algo concreto. Sirve al cliente para su contabilidad y justificantes de gasto, y a ti para saber qué has cobrado realmente y qué sigue pendiente.
Úsalo cuando el dinero ya haya cambiado de manos. Un recibo no sustituye a la factura a efectos fiscales cuando esta es obligatoria.
Ponerlos en orden
En un encargo típico que se cobra, la secuencia es:
- Presupuesto: "esto es lo que costará" (antes del trabajo).
- Factura: "esto es lo que me debes" (después del trabajo, antes del pago).
- Recibo: "esto es lo que has pagado" (después del pago).
Las ventas pequeñas e inmediatas, como una venta en tienda o un servicio sin cita, suelen saltarse el presupuesto y la factura y pasar directamente al recibo o ticket. Los encargos grandes o continuados suelen usar los tres. En ambos casos, elegir el documento adecuado en cada momento mantiene tus papeles, y los de tu cliente, en orden.
Nuestros generadores de documentos gratuitos cubren los tres, además de documentos relacionados como notas de crédito y órdenes de compra. También puedes ir directamente al generador de facturas, al generador de presupuestos o al generador de recibos.