Guías
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Guías prácticas y claras sobre facturación, cobros y el papeleo de una pequeña empresa.
Estas guías explican en lenguaje sencillo el lado administrativo de llevar un pequeño negocio. Tratan de cómo redactar una factura, fijar condiciones de pago, reclamar a quien paga tarde y llevar los registros en orden.
Las guías ofrecen información general, no asesoramiento legal ni fiscal. Las normas cambian según el país, así que consulta los detalles con tu autoridad fiscal o con un gestor. Combina cada guía con los generadores y calculadoras gratuitos de este sitio.
Primeros pasos
Empieza aquí si es tu primera vez facturando: qué incluir, cómo numerar los documentos y cómo fijar las condiciones.
- Cómo hacer una factura a un cliente por primera vezPasos para emitir tu primera factura: qué preparar antes, qué datos debe incluir, un ejemplo con IVA e IRPF y qué hacer después de enviarla para cobrar.
- Factura, recibo y presupuesto: diferencias y cuándo usarlosEl presupuesto se envía antes del trabajo, la factura después y el recibo tras el cobro. Descubre qué significa cada documento, cuándo emitirlo y cómo encadenarlos con un ejemplo.
- Qué debe incluir una factura: requisitos y checklist (España)Qué debe incluir una factura en España: número correlativo, fechas, datos fiscales, base imponible, IVA y total. Checklist completa, ejemplo calculado y consejos extra.
- Numeración de facturas: series y reglas en EspañaLa numeración de facturas debe ser correlativa y única dentro de cada serie. Aprende a montar series, formatos útiles, un ejemplo real y los errores que más problemas dan.
- Condiciones y plazos de pago en facturas: cómo fijarlosQué significa pago a 30 días, cómo elegir el plazo de pago de tus facturas, qué dice la Ley 3/2004 (30 y 60 días) y por qué poner siempre la fecha. Con ejemplos de cálculo.
- Cómo elegir una plantilla de factura: qué importa de verdadUna buena plantilla de factura incluye todos los datos obligatorios, un desglose claro y un total visible. Aquí tienes una lista para comparar plantillas sin perder tiempo con el diseño.
- Del presupuesto a la factura cobrada: flujo completoCómo pasa un trabajo del presupuesto al cobro: qué documento usar en cada fase, con un ejemplo de proyecto facturado por hitos, para evitar disputas.
Cobrar
Recordatorios, recargos por mora, métodos de pago y qué hacer cuando un cliente no paga.
- Cómo cobrar más rápido a tus clientes: 6 consejosCobra antes sin perseguir a nadie: facturas claras, enlace de pago, plazos cortos, anticipos y recordatorios antes del vencimiento, con un ejemplo con números.
- Cómo evitar impagos y retrasos en el cobro de tus facturasPor qué se retrasan los pagos y cómo prevenirlo: plazos claros, recordatorios de pago e intereses de demora según la Ley 3/2004 contra la morosidad, con un ejemplo de coste real.
- Cobrar facturas online: añade un enlace de pago a tu facturaUn enlace de pago en la factura acelera el cobro más que los datos bancarios en un email. Cómo añadirlo, qué comisión esperar y qué errores evitar.
- Intereses de demora en facturas: cuándo y cómo cobrarlosCómo cobrar intereses de demora o una penalización por pago tardío: qué marca la Ley 3/2004, cómo indicarlo en la factura, un ejemplo y cuándo perdonarlo.
- Reclamar una factura impagada: cuándo y cómo hacer seguimientoCalendario para reclamar una factura impagada: confirma antes del vencimiento, avisa el día de la fecha y escala el tono poco a poco, sin sonar a queja.
- Plantillas de recordatorio de pago de facturasPlantillas de recordatorio de pago para cada fase del cobro: desde un aviso amable antes del vencimiento hasta el último aviso antes de reclamar, con un calendario de envíos.
- Factura vencida e impagada: qué hacer paso a pasoUna factura vencida es la que sigue sin pagarse tras su fecha de vencimiento. Sigue esta secuencia de recordatorios, llamadas y avisos finales, con un calendario y un ejemplo, para cobrarla.
- Modelos de carta de reclamación de factura impagadaModelos de carta de reclamación de pago para cuando los recordatorios no han funcionado: texto formal, plazo claro, cálculo de intereses y qué incluir antes de enviarla.
- Cómo reclamar una factura impagada: opciones y costes en EspañaSi los recordatorios y el burofax no funcionan, estas son las opciones para reclamar una factura impagada: qué cuesta cada una, con un ejemplo numérico, y cuándo compensa.
- Deudor incobrable: cuándo dar de baja una factura impagadaUna factura impagada es incobrable cuando reclamarla cuesta más de lo que vale o el cliente es insolvente. Cómo reconocerlo, calcularlo y qué implica en tu contabilidad.
Documentos comerciales
Cómo funciona cada documento comercial, desde presupuestos y recibos hasta órdenes de compra y listas de empaque.
- Estimación vs presupuesto: diferencias y cuál enviarLa estimación es orientativa y no obliga; el presupuesto es una oferta firme. Descubre en qué se diferencian, con un ejemplo, y cuál enviar antes de empezar.
- Estados de una factura: cómo controlar cada unaLos estados de factura (borrador, enviada, pagada, vencida, anulada) permiten ver de un vistazo qué facturas cobrar y cuáles ya están cerradas. Incluye ejemplo y hoja de control.
- Factura rectificativa (nota de crédito): corregir una facturaCómo corregir una factura ya emitida sin borrarla: qué es una factura rectificativa o nota de crédito, cuándo emitirla, qué datos lleva y un ejemplo con IVA.
- Nota de crédito o nota de abono: ¿es una rectificativa?Nota de crédito, nota de abono y credit memo son el mismo documento: reduce lo que debe un cliente. En España, el nombre legal es factura rectificativa. Con ejemplo numérico.
- Orden de compra: qué es y cómo usarla en tu facturaLa orden de compra es la autorización del comprador antes de pagar. Aprende qué incluye, qué hacer con el número de pedido y cómo emitir una tú.
- Orden de compra vs. factura: diferencias y cuándo se emiteLa orden de compra la emite el comprador antes de la venta y la factura el vendedor después. Aprende a casarlas bien para que tus facturas se paguen sin bloqueos.
- Pedido de venta vs. orden de compra: diferencias y usosLa orden de compra es el documento del comprador y el pedido de venta el del vendedor: describen la misma operación desde lados opuestos de la mesa. Con ejemplo y cadena documental completa.
- Factura comercial: qué es y cuándo la necesitas en aduanasLa factura comercial es el documento aduanero de los envíos internacionales. Qué datos debe incluir, un ejemplo con Incoterms y en qué se diferencia de una factura normal o proforma.
- Factura proforma: qué es y cuándo se usa (no es una factura)La factura proforma muestra cuánto se cobrará antes de emitir la factura real. Descubre cuándo usarla, en qué se diferencia de una factura y cómo evitar errores.
- Orden de trabajo: cómo autorizar y registrar un trabajoLa orden de trabajo convierte un adelante verbal en un documento de referencia para ambas partes. Qué incluir, un ejemplo con cifras y cómo se relaciona con presupuesto y factura.
- Albarán y lista de empaque: diferencias y usosEl albarán y la lista de empaque acompañan al envío y detallan su contenido sin precios. Descubre en qué se diferencian, qué debe llevar cada uno y cómo revisarlos al recibir.
- Hoja de horas para facturar a clientes: cómo llevarla bienCómo llevar un registro de horas que respalde tu factura por horas cuando el cliente la cuestione, y cómo convertirlo en líneas de factura claras. Con ejemplo numérico.
Facturación a clientes
Facturas recurrentes, anticipos, estados de cuenta y otras formas de facturar a los clientes a lo largo del tiempo.
- Facturas recurrentes: cómo facturar de forma periódicaCómo emitir facturas recurrentes para igualas, suscripciones y servicios continuos, con numeración correlativa, sin rehacer cada factura desde cero. Incluye ejemplo y lista de control.
- Estado de cuenta de clientes: resumir saldos, no una sola ventaUn estado de cuenta (extracto) muestra todo lo que te debe un cliente en un periodo: facturas, cobros y saldo pendiente. Cuándo enviarlo, qué incluir y un ejemplo.
- Factura de anticipo: cómo pedir un adelanto antes de empezarCuándo pedir un anticipo, cómo emitir la factura de anticipo (20–50 % habitual) y cómo facturar después el importe restante, con un ejemplo con IVA.
- Facturación por hitos y certificaciones: cobra por fasesCómo dividir un proyecto largo en facturas parciales por hitos o certificaciones de obra para cobrar durante el trabajo, con un ejemplo numérico y una lista de control.
- Plan de pagos a clientes: cómo fraccionar una facturaUn plan de pagos divide una factura grande en plazos. Descubre cuándo conviene ofrecerlo, cómo calcular las cuotas y cómo estructurarlo para que el cliente lo cumpla.
- Iguala o retainer: cobrar por disponibilidad, no solo por entregaUna iguala mensual (retainer) es un pago por adelantado por tu tiempo o disponibilidad. Qué incluir en el contrato, cómo calcular la cuota y cómo facturarla correctamente.
Gestión del negocio
Registros, impuestos, tesorería y los hábitos que mantienen en orden un pequeño negocio.
- Flujo de caja para autónomos y pymes: beneficio no es liquidezTener beneficios no es tener dinero en el banco. Qué es el flujo de caja, un ejemplo con números y cómo evitar apuros de tesorería aunque tu negocio sea rentable.
- Beneficio bruto vs beneficio neto: diferencias y ejemploEl beneficio bruto solo resta los costes directos y el neto resta todos los gastos. Aprende la diferencia con ejemplos numéricos para fijar bien tus precios.
- Cómo leer los estados financieros de tu negocio sin ser contableAprende a leer la cuenta de resultados, el balance y el estado de flujos de efectivo con un ejemplo numérico y las pocas cifras que importan en un negocio pequeño.
- Cómo poner precio a tus servicios como autónomoCómo fijar tarifas: coste más margen, precio de mercado y precio por valor. Con un cálculo de tarifa horaria real y una guía para revisar tus precios.
- Cuentas por cobrar: qué son y cómo controlar a tus clientesLas cuentas por cobrar (clientes) son el dinero que te deben por facturas emitidas. Qué indicadores seguir, con un ejemplo numérico y una rutina semanal.
- Antigüedad de saldos: qué facturas impagadas reclamar primeroEl informe de antigüedad de saldos agrupa tus facturas impagadas por días de retraso, para saber cuáles reclamar primero y cuáles pueden esperar.
- Periodo medio de cobro (DSO): qué mide y cómo calcularloEl periodo medio de cobro (DSO) indica cuántos días tardas en cobrar de media. Cómo se calcula, un ejemplo con números y por qué importa más su evolución.
- Rotación de cuentas por cobrar: fórmula y cómo interpretarlaLa rotación de cuentas por cobrar mide cuántas veces cobras tu saldo de clientes al año. Fórmula, ejemplo paso a paso e interpretación frente al periodo medio de cobro.
- Aplicación de cobros: cómo asociar cada pago a su facturaAplicar un cobro es asignar cada pago recibido a la factura que salda. Aprende a hacerlo con pagos parciales, varias facturas, retenciones o importes que no cuadran.
- Conciliación de pagos: que tus registros coincidan con el bancoLa conciliación bancaria de cobros compara tus facturas con el extracto del banco para detectar pagos perdidos, duplicados y comisiones antes de que crezcan. Con ejemplo paso a paso.
- Qué hacer si el cliente discute una factura sin perderloSi un cliente cuestiona una factura, revisa primero tus datos, pregunta qué le parece mal y resuelve con una factura rectificativa antes de reclamar.
- Fondo de maniobra (capital circulante): qué es y cómo mejorarloEl fondo de maniobra mide si puedes pagar tus deudas a corto plazo. Cómo se calcula, por qué las facturas impagadas lo reducen y cómo reforzarlo, con un ejemplo numérico.
- Previsión de ingresos para pymes y autónomos: guía prácticaCómo hacer una previsión de ingresos sencilla y honesta para los próximos meses: ingresos comprometidos, trabajo probable, tres escenarios y un ejemplo numérico completo.
- Índice de eficacia de cobro (CEI): cómo medir tus cobrosEl CEI compara lo que cobraste con lo que podías cobrar en un periodo. Aprende la fórmula, un ejemplo paso a paso y cómo usarlo junto al DSO.