Cuando los recordatorios habituales y una carta de reclamación formal no han conseguido el pago, toca elegir entre varias opciones concretas, cada una con un coste real en tiempo, dinero o ambos. Saber qué implica cada una te ayuda a reclamar una factura impagada con la vía que de verdad tenga sentido para el importe.
Una última conversación directa
Antes de acudir a un tercero, una llamada telefónica (no otro correo) a veces funciona donde fallaron los avisos por escrito, simplemente porque es más difícil de ignorar y se puede negociar en el momento. Merece la pena intentarlo y dejar constancia después (qué se dijo y qué se acordó), aunque sea tu último intento antes de escalar.
Ofrecer un plan de pagos como último recurso
Si el problema del cliente es que realmente no puede pagar el total, y no que no quiera pagar, un plan de pagos puede recuperar casi todo lo que se debe o todo en plazos. Suele ser mejor que una reclamación que no recupera nada, o que un proceso judicial que cuesta más que la propia deuda cuando el importe es pequeño.
Empresas de recobro
Suelen quedarse con un porcentaje de lo que recuperan (habitualmente entre el 15 % y el 50 %, según la antigüedad y el tamaño de la deuda), así que solo compensan cuando el importe supera claramente ese coste. Tienden a ser más eficaces que seguir insistiendo tú, porque es su especialidad y el cliente sabe que ya no es un simple recordatorio.
Burofax y reclamación de intereses de demora
Un burofax con acuse de recibo y certificación de contenido deja prueba de que reclamaste la deuda y fija una fecha clara. En operaciones entre empresas y autónomos, la Ley 3/2004 contra la morosidad permite reclamar intereses de demora (tipo del BCE más 8 puntos) y una indemnización mínima de 40 euros por costes de cobro, además de los gastos acreditados que superen esa cantidad. Es un buen argumento para el cliente que se resiste.
Proceso monitorio y juicio verbal
Para deudas dinerarias, vencidas, exigibles y documentadas (factura, albarán firmado, presupuesto aceptado), el proceso monitorio es una vía judicial rápida y sencilla. Hasta 2.000 euros no hace falta abogado ni procurador, y en cantidades superiores sí. Si el cliente no paga ni se opone en el plazo, puedes pasar a la ejecución. Si se opone, la cosa puede acabar en juicio verbal o declarativo. Merece la pena para una deuda bien documentada y no discutida de cierta cuantía; menos para un importe pequeño en el que solo el tiempo ya supera lo que recuperarías.
Contratar a un abogado
Para importes mayores, o cuando el cliente discute la deuda en vez de limitarse a no pagar, un abogado compensa, sobre todo si de todos modos podría hacer falta acudir a los tribunales. A veces una carta de un abogado resuelve el asunto antes de llegar a ese punto.
Decidir que no compensa seguir
En importes pequeños, compara las probabilidades reales de cobro y el coste de cualquiera de las vías anteriores (en tiempo tanto como en dinero) con la opción de dar la deuda por perdida. Consulta nuestra guía sobre deudas incobrables para hacerlo bien, incluido el posible tratamiento fiscal; conviene consultarlo con tu gestor.
Qué tener preparado antes de escalar
Elijas la vía que elijas, necesitarás la misma documentación: la factura original, cualquier contrato firmado o presupuesto aceptado y un registro completo de los intentos de reclamación con sus fechas. Reunirlo cuando ya has decidido escalar te hace perder un tiempo que te habrías ahorrado guardando los registros sobre la marcha.
No hay una única respuesta correcta: la elección depende del tamaño de la deuda en relación con el coste y la probabilidad real de recuperarla.