No todas las facturas impagadas merecen seguir reclamándose. Llega un punto en que el tiempo y el coste de cobrar superan lo que te deben. Reconocer ese punto, en lugar de perseguir la deuda sin fin, es una parte normal de llevar un negocio.
Cómo saber cuándo parar
Algunas señales indican que conviene dar de baja una factura en lugar de seguir reclamándola:
- Reclamar cuesta más que la deuda: la comisión de una empresa de recobro, los honorarios de abogado y procurador o simplemente tu propio tiempo pueden hacer que insistir sea una pérdida, aunque "ganes".
- El cliente es realmente insolvente: está en concurso de acreedores, disuelto o no puede pagar, hagas la presión que hagas.
- Has agotado los pasos razonables: recordatorios, una carta de reclamación o burofax, quizá una empresa de recobro o un proceso monitorio, sin éxito, y escalar más no es realista para ese importe.
No hay un importe universal. Es una decisión que compara la cantidad concreta con el coste y las probabilidades reales de recuperarla. Nuestra calculadora de porcentaje de deuda incobrable te ayuda a ver qué proporción de tus ventas a crédito representan los impagos. Suele ser más útil para decidir que mirar una sola factura.
Qué significa realmente "darla de baja"
Dar de baja una deuda incobrable es dejar de contarla como dinero que esperas cobrar. No finges que el cliente no te debe nada. Reconoces que seguir contándola como activo en tus libros ya no refleja la realidad. Es un tema contable y también fiscal. En España, la normativa del Impuesto sobre Sociedades y del IVA permite deducir los créditos incobrables y recuperar el IVA (mediante una factura rectificativa) solo si se cumplen requisitos y plazos concretos, como acreditar la reclamación al deudor. Consulta con tu gestor o asesor antes de dar de baja una factura.
No significa que no puedas seguir cobrando
Dar de baja una factura a efectos contables no perdona la deuda ni te impide reclamarla más adelante si cambian las circunstancias, por ejemplo si el cliente mejora su situación o aparece información nueva. Es una forma de registrarla ahora, no una decisión permanente de no volver a mirarla.
La prevención importa más que la baja
Un impago aislado es un coste normal de hacer negocio. Una racha de impagos, con un porcentaje de deuda incobrable que sube, es una señal que investigar. ¿Concedes crédito a clientes que no deberían tenerlo? ¿Falla tu proceso para detectar problemas pronto (consulta cómo reducir los pagos tardíos)?
Dar de baja una deuda no es un fracaso. El error real es seguir contando como activo una factura que de forma realista no vas a cobrar.