Un freelancer debe fijar una tarifa que cubra el tiempo no facturable, enviar una factura clara en cuanto entrega el trabajo y llevar un registro de gastos desde el primer día. La mayoría necesita la factura, el recibo, la estimación y el informe de gastos. Esta guía de facturación para freelancers resume cómo usarlos.
Documentos que usan los freelancers
- Estimación. Envíala antes de empezar. Da un precio por el alcance e indica cuánto cuesta el trabajo extra.
- Factura. Envíala al entregar, o por hitos en proyectos largos. Coloca el vencimiento y la forma de pago donde el cliente lo vea primero.
- Recibo. Envíalo cuando llegue el pago, si el cliente pide un justificante. Confirma el importe y la fecha.
- Informe de gastos. Úsalo para registrar software, equipos y viajes. Ayuda con la declaración de impuestos y cuando repercutes costes a un cliente.
Cómo se factura normalmente
| Modelo | Ideal para | Riesgo |
|---|---|---|
| Por horas | Alcance poco claro, soporte continuo | El cliente puede limitar tus horas |
| Tarifa por proyecto | Entregables definidos | El alcance que crece te cuesta dinero |
| Iguala | Trabajo mensual regular | Hay que decidir qué pasa con el tiempo no usado |
| Anticipo más saldo | Clientes nuevos, trabajos grandes | Ninguno si está por escrito |
La tarifa importa más que el formato. Las horas facturables son solo una parte de tu semana. También dedicas tiempo a ventas, gestión y huecos entre clientes. Usa la calculadora de tarifa freelance para incluir ese tiempo y tus gastos generales.
Factura rápido. Cuanto más tardas en facturar, más tardas en cobrar.
Autónomos: IVA, IRPF y plazos
En España, un autónomo suele repercutir IVA (general del 21 %; algunos servicios llevan tipos reducidos) en sus facturas. Si eres profesional y facturas a otra empresa o profesional, la factura suele llevar también retención de IRPF, que restas del total a cobrar. El porcentaje depende de tu situación y el generador no lo calcula: indícalo en Notas o consúltalo antes con tu gestor.
Los clientes que son empresas deben respetar la Ley 3/2004 contra la morosidad: 30 días de pago por defecto y 60 como máximo si se pactan. Si se retrasan, puedes reclamar intereses de demora y una compensación de 40 €. Comprueba el coste de un saldo atrasado con la calculadora de intereses de demora.
Errores frecuentes al facturar
- Mandar un mensaje con un número en vez de una factura.
- Fijar una tarifa a partir de un sueldo e ignorar el tiempo no pagado.
- No poner número de factura ni vencimiento.
- Olvidar el IVA o la retención cuando te corresponden.
- Empezar sin un alcance por escrito. Un presupuesto firmado evita discusiones.
- Mezclar gastos del negocio y personales.
Calculadoras útiles
- Calculadora de tarifa freelance para fijar tu tarifa.
- Calculadora de horas facturables para totalizar horas.
- Calculadora de factura por horas para valorar una factura.
- Calculadora de IVA para comprobar el impuesto de una factura.
Para llevar el tiempo de cada cliente, usa la hoja de horas. Las herramientas no guardan datos: descarga y archiva cada PDF.
Preguntas frecuentes
- ¿Cómo fijo mi tarifa como freelance?
- Parte de los ingresos que necesitas, suma impuestos, cuota de autónomos, gastos generales y tiempo libre no pagado, y divide entre las horas que puedes facturar de verdad. Muchos freelancers facturan muchas menos horas de las que trabajan. La calculadora de tarifa freelance hace esas cuentas.
- ¿Qué debe incluir la factura de un freelance?
- Incluye tu nombre, NIF y dirección, los datos del cliente, el número de factura, la fecha y el vencimiento, los conceptos con su precio, la base imponible, el IVA, la retención de IRPF si procede, el total y los datos de pago.
- ¿Tengo que cobrar IVA y aplicar retención de IRPF?
- Depende de tu actividad, del cliente y de dónde esté. Como autónomo en España, lo habitual es repercutir IVA y, si facturas a una empresa, aplicar retención de IRPF. Confírmalo con tu gestor o con la Agencia Tributaria.
- ¿Debo pedir un anticipo?
- Muchos freelancers lo hacen, sobre todo con clientes nuevos o proyectos grandes. Una fórmula habitual es cobrar una parte al empezar y el resto al entregar. Indícalo en el presupuesto y en la factura.
- ¿Cómo llevo el control de los gastos del negocio?
- Guarda todas las facturas de gastos y regístralos por fecha y categoría. Un informe de gastos te da un registro limpio. Separa el gasto del negocio del personal.