Un contratista debe poner el precio por escrito, conseguir la aprobación del cliente, controlar el trabajo y facturar a partir de ese registro. El flujo habitual usa el presupuesto, la orden de trabajo, la factura y el registro de kilometraje. Estas herramientas sirven a autónomos y pequeñas empresas de reformas, fontanería, electricidad y otros oficios.
Documentos que usan los contratistas
- Presupuesto. Envíalo tras la visita a la obra. Pon la mano de obra y los materiales en líneas separadas. Añade durante cuánto tiempo es válido el precio.
- Orden de trabajo. Úsala cuando el cliente dice que sí. Recoge el alcance, el precio, una fecha objetivo y las notas de acceso. La aprobación escrita del cliente autoriza el trabajo.
- Factura. Créala al terminar el trabajo, o por fases en trabajos largos. Copia las líneas del presupuesto y cambia lo que haya variado.
- Registro de kilometraje. Lleva uno para los desplazamientos entre obras. Sirve para pedir el reembolso a un cliente o para tus registros fiscales.
Cómo se factura normalmente
Los trabajos pequeños y los grandes no se facturan igual.
- Por trabajo. Un precio por un alcance definido. Es rápido de facturar, pero los cambios necesitan una nueva orden de trabajo.
- Por horas. Horas por tarifa, más materiales. Lleva una hoja de horas para tener el registro.
- Anticipo y saldo. Cobra una parte del precio por adelantado para materiales. Factura el resto al terminar.
- Mixto. Algunos clientes pagan por trabajo y otros por horas. Marca cada factura para que se vea la base.
En la mayoría de los trabajos, el presupuesto se convierte en factura. El trabajo extra que pide el cliente en la obra debe ir en una orden de trabajo actualizada antes de ejecutarlo.
Aspectos fiscales para autónomos
Si eres autónomo, tu factura incluye NIF, datos del cliente, base imponible, tipo de IVA y cuota. En reformas el tipo de IVA puede ser el general del 21 % o uno reducido del 10 % según el caso. Si facturas a una empresa como profesional, puede aplicarse además retención de IRPF; depende de tu actividad y de tu epígrafe. Si trabajas como subcontratista de otra empresa constructora, es posible que se aplique la inversión del sujeto pasivo. El generador no calcula retenciones ni inversión: confirma tu caso con un gestor.
Errores frecuentes al facturar
- Hacer trabajo añadido sin dejarlo por escrito.
- Unir mano de obra y materiales en una sola línea.
- Facturar semanas después, cuando el cliente ya no recuerda los detalles.
- Olvidar el vencimiento. Calcula la fecha con la calculadora de fecha de vencimiento.
- Reconstruir los kilómetros de memoria a fin de año.
- No guardar los PDF. Las herramientas no almacenan nada: descarga y archiva cada documento.
Recuerda que la Ley 3/2004 contra la morosidad fija 30 días de pago por defecto en operaciones entre empresas y profesionales, con un máximo de 60 si se pactan. Es más difícil reclamar si no hay un vencimiento claro en la factura.
Calculadoras útiles
- Calculadora de factura de contratista para sumar mano de obra y materiales.
- Calculadora de factura por horas para valorar las horas.
- Calculadora de horas facturables para totalizar el tiempo trabajado.
- Calculadora de fecha de vencimiento para fijar las fechas de pago.
Si el cliente pide un precio previo, usa el generador de estimaciones o el de presupuestos.
Preguntas frecuentes
- ¿Facturo por horas o por trabajo?
- Factura por trabajo cuando puedes definir lo que vas a hacer y quieres aprovechar tu rapidez. Factura por horas cuando el alcance no está claro. Explica al cliente el método antes de empezar.
- ¿Cómo convierto un presupuesto en factura?
- Cuando el cliente acepta y el trabajo está hecho, copia las líneas del presupuesto en una factura nueva. Actualiza cantidades y precios que hayan cambiado, añade el vencimiento y dale un número nuevo.
- ¿Necesito una orden de trabajo para trabajos pequeños?
- Ayuda incluso en trabajos pequeños. Una orden de trabajo breve recoge el alcance, el precio y la aprobación del cliente. Te protege si el cliente discute el trabajo más tarde.
- ¿Cómo registro los kilómetros entre obras?
- Anota cada trayecto poco después de hacerlo. Registra fecha, origen, destino, distancia y motivo. Las reglas de deducción fiscal de los desplazamientos son complejas, así que consúltalas con tu gestor.
- ¿Debo cobrar los materiales por separado?
- En general sí. Pon materiales y mano de obra en líneas distintas. El cliente ve lo que paga y tú puedes añadir un margen pactado sobre los materiales.
- ¿Qué IVA llevan las reformas?
- Depende del tipo de obra y del cliente. Puede aplicarse el 21 % general o el 10 % en ciertas reformas de vivienda. Confírmalo con tu gestor antes de emitir la factura.