Un propietario o administrador de fincas debe dar un recibo numerado por cada pago de alquiler, facturar los cargos extra y llevar un estado de cuenta por vivienda. Las herramientas principales son el recibo de alquiler, la factura, el estado de cuenta y el informe de gastos. Esta guía explica cómo documentar el alquiler en una vivienda o local.
Documentos que usan propietarios y administradores de fincas
- Recibo de alquiler. Entrégalo cuando llegue la renta. Indica el periodo que cubre, como «marzo», y la forma de pago. Pon la fianza en una línea propia.
- Factura. Úsala para pedir dinero aún no recibido, como una reparación, un servicio o los honorarios de administración de fincas que cobras al propietario.
- Estado de cuenta. Lista cargos y pagos de una vivienda por fecha. Muestra el saldo y resuelve los «ya lo pagué».
- Informe de gastos. Registra mantenimiento, suministros y desplazamientos de un inmueble. Los propietarios suelen pedirlo a fin de mes.
Cómo se documenta normalmente
Los ingresos por alquiler son sobre todo recurrentes. El mismo importe vence el mismo día cada periodo.
- Renta mensual. Emite un recibo por cada pago. Mantén la numeración en orden.
- Fianza. Regístrala aparte de la renta. En viviendas, la normativa de arrendamientos urbanos y la de cada comunidad autónoma regulan cómo se deposita y se devuelve.
- Otros cargos. Suministros, plaza de garaje o reparaciones van en líneas separadas para que el inquilino los vea.
- Renta atrasada. Anota el vencimiento, la fecha de pago y el recargo que permita el contrato. La calculadora de días de retraso cuenta los días.
- Informes al propietario. El administrador envía al propietario un estado con las rentas cobradas y los gastos pagados.
Aspectos fiscales
El tratamiento fiscal del alquiler cambia según se trate de vivienda o de local, y según seas particular o empresa. Por ejemplo, el alquiler de vivienda suele estar exento de IVA, mientras que el de local suele llevar IVA y, en algunos casos, retención de IRPF. Si eres administrador de fincas y facturas tus honorarios, aplica IVA (general del 21 %). Las reglas dependen de cada caso, así que confirma con tu gestor o asesor fiscal antes de basarte en una plantilla.
Errores frecuentes
- No indicar el periodo de alquiler en el recibo.
- Poner renta, fianza y cargos en una misma línea sin distinguir.
- Cobrar un recargo por demora sin una cláusula del contrato que lo respalde.
- Dar recibos sin número ni copia.
- Dejar que los estados de cuenta se separen del extracto bancario.
- Olvidar que las herramientas no almacenan nada. Guarda tú cada PDF.
La Ley 3/2004 contra la morosidad se aplica a operaciones comerciales entre empresas y profesionales, como los honorarios de un administrador de fincas. No suele aplicarse a la renta de una vivienda entre particulares. Ante la duda, consulta a un asesor.
Calculadoras útiles
- Calculadora de recargo por demora para calcular un recargo según el contrato.
- Calculadora de intereses de demora para calcular el interés de importes vencidos.
- Calculadora de días de retraso para contar los días vencidos.
- Calculadora de fecha de vencimiento para fijar un vencimiento.
Preguntas frecuentes
- ¿Tengo que dar un recibo de alquiler al inquilino?
- El inquilino tiene derecho a justificar el pago y la mayoría lo pide. Un recibo es buena práctica, sobre todo si cobras en efectivo. Consulta las normas de tu caso con un asesor o administrador de fincas.
- ¿Qué debe mostrar un recibo de alquiler?
- Muestra los nombres del arrendador y del inquilino, la dirección del inmueble, el importe, la fecha de cobro, el periodo que cubre y la forma de pago. Da a cada recibo su propio número.
- ¿Cómo registro la fianza?
- Anota la fianza en una línea propia, aparte de la renta. Las normas para depositarla y devolverla dependen de la comunidad autónoma. Consúltalas con un asesor o con el organismo competente.
- ¿Cómo cobro un recargo por demora?
- Solo cobra un recargo si el contrato de alquiler lo prevé y respeta los límites aplicables. Anota en el estado de cuenta el vencimiento, los días de retraso y el recargo.
- ¿Cuándo uso una factura en vez de un recibo?
- Usa una factura para pedir dinero que se te debe, como una reparación o un servicio. Usa un recibo para confirmar un dinero que ya has recibido.