Enviar tu primera factura parece más complicado de lo que es. Si quitas los nervios, son solo cuatro pasos: acordar el trabajo, dejar los detalles por escrito, enviarla y hacer seguimiento si no se paga.
1. Confirma los detalles antes de facturar
Antes de escribir nada, asegúrate de que tú y el cliente estáis de acuerdo en lo básico: qué se entregó, cuánto cuesta y cuándo vence el pago. Facturar algo que el cliente no esperaba (un alcance que creció, una tarifa que cambió) es la causa más común de una factura discutida. Un correo rápido que confirme el alcance y el precio antes de empezar te ahorra esa conversación. Para ello puedes enviar un presupuesto.
2. Reúne lo que necesitas
Necesitarás:
- Tu nombre o razón social, tu NIF y tus datos de contacto
- El nombre o razón social del cliente, su NIF y su domicilio
- Una descripción de lo que facturas, detallada si hay más de un concepto
- El importe de cada concepto (base imponible), más el IVA aplicable y, si procede, la retención de IRPF
- Tus condiciones de pago: cuántos días tiene el cliente para pagar y cómo puede hacerlo
3. Crea y envía la factura
Usa siempre el mismo formato: queda más profesional y te facilita la contabilidad. Un generador de facturas gratuito se ocupa del diseño: rellenas los campos, ves el resultado en directo y descargas un PDF. Dale un número único dentro de una serie (consulta nuestra guía de numeración de facturas) y una fecha de vencimiento clara, en lugar de algo vago como "pago próximamente".
Envíala como PDF adjunto, no como foto ni como resumen en texto plano. Transmite más confianza y al cliente le resulta más fácil archivarla. Recuerda que en España la normativa de facturación y el sistema Verifactu pueden afectar al software que uses para emitirlas. Consulta con tu gestor qué te corresponde.
4. Sabe qué ocurre después
Una vez enviada, la factura no está terminada: acaba de empezar. Anota la fecha de vencimiento en un sitio donde la veas y decide de antemano qué harás si no se paga a tiempo: un recordatorio amable unos días antes del vencimiento y uno más firme unos días después. Tener ese plan preparado antes de necesitarlo hace mucho menos incómodo el seguimiento cuando llega el momento.
La primera factura es la más difícil solo porque no la conoces. Después, es una tarea de cinco minutos.