En cualquier trabajo que no sea una venta inmediata, el proceso no va directo de "hablemos" a "cobrado". Pasa por varias fases, y cada una tiene su documento. Si conoces la secuencia y usas el documento correcto en cada paso, tú y tu cliente sabréis siempre en qué punto estáis.
1. Estimación: cifras orientativas al inicio
Una estimación es una cifra aproximada que das antes de cerrar todos los detalles. Es útil cuando el alcance todavía puede cambiar o cuando el cliente compara opciones y solo necesita un número para planificar. No es un compromiso firme para ninguna de las partes.
2. Presupuesto: una oferta firme y concreta
Cuando el alcance está claro, un presupuesto sustituye a la estimación con una propuesta concreta y con precio que el cliente puede aceptar. A diferencia de la estimación, el presupuesto aceptado suele considerarse vinculante. Envíalo solo cuando confíes en la cifra. Si dudas entre ambos, lee estimación vs presupuesto.
3. Orden de compra (la emite el cliente, a veces)
Las empresas con un proceso de compras formal pueden enviarte una orden de compra cuando aceptan tu presupuesto. Es su autorización interna para empezar y pagar. No todos los clientes la usan, pero si lo hacen, indica su número de pedido en tu factura.
4. Empieza el trabajo y, en proyectos largos, la facturación por hitos
En encargos cortos, el trabajo simplemente empieza. En proyectos largos es habitual facturar por hitos o con una factura de anticipo, en lugar de esperar al final. Así inmovilizas menos dinero propio en un trabajo sin terminar. Cada hito tiene su propia factura.
5. Factura: la solicitud de pago
Cuando terminas el trabajo (o un hito), envías la factura. Es la solicitud formal de pago y debe hacer referencia al presupuesto aceptado y al número de pedido, si lo hay. Esta factura pone en marcha el plazo de cobro, con las condiciones pactadas (consulta cómo fijar las condiciones de pago). En España, si no se pacta plazo, la Ley 3/2004 de morosidad fija 30 días por defecto.
6. Pago y recibo
Cuando el cliente paga, un recibo lo confirma. Así cierras el ciclo y el cliente tiene un justificante para su contabilidad.
7. Si hay que corregir algo
Si una factura se emitió por un importe excesivo o se devolvió mercancía, una nota de crédito (en España, factura rectificativa) ajusta el saldo sin modificar un documento que ya se envió y se registró.
Por qué importa el orden
Saltarse pasos, por ejemplo facturar sin un presupuesto aceptado, es el origen de la mayoría de las disputas de facturación. Cada documento elimina una duda concreta: cuánto cuesta, qué se acordó, qué se debe y qué se ha pagado. Si los usas en orden, el cliente casi no tiene margen para sorprenderse con su factura.