Estimaciones y presupuestos responden a la misma pregunta, "¿cuánto va a costar?", antes de empezar el trabajo. Por eso se confunden con facilidad, aunque el compromiso que hay detrás de cada uno es distinto.
Una estimación es un cálculo aproximado
Una estimación es tu mejor valoración del coste probable con lo que sabes hasta ahora. Sirve cuando el alcance aún no está cerrado: una reforma sin materiales decididos, o un proyecto cuyos requisitos pueden cambiar al empezar. Las dos partes entienden que la cifra final puede variar.
Un presupuesto es una oferta firme
Un presupuesto es un compromiso concreto: este alcance exacto, por este precio exacto. Cuando el cliente lo acepta, suele considerarse vinculante. Se espera que respetes el precio aunque tus costes reales resulten mayores. Además, un presupuesto suele indicar un plazo de validez. Envíalo solo cuando conozcas el alcance lo bastante bien como para respaldar la cifra.
Cómo decidir cuál enviar
Pregúntate si el alcance está realmente cerrado. Si el cliente quiere saber "más o menos cuánto costaría" y aún no ha decidido los detalles, la estimación indica con claridad que la cifra puede cambiar. Si ya confirmó qué quiere y ambos estáis listos para comprometeros, el presupuesto le da certeza para planificar y a ti una cifra firme.
También es habitual enviar ambos en secuencia: una estimación al principio de la conversación y un presupuesto firme cuando el alcance queda cerrado. Nuestro generador de estimaciones y nuestro generador de presupuestos están pensados para eso: empieza con una cifra orientativa y sigue con una firme.
Indica siempre qué documento es
Envíes lo que envíes, el propio documento debe decir de qué tipo es: "Estimación" o "Presupuesto", en un lugar bien visible. No dejes que el cliente lo deduzca. Un cliente que confunde una estimación con un presupuesto vinculante (o al revés) se encamina a un desacuerdo que se evita con una sola palabra al inicio de la página.
Cuando el cliente acepte, el siguiente paso es la factura. En del presupuesto a la factura cobrada tienes el flujo completo.