Un registro de kilometraje es un documento que anota tus trayectos de trabajo para pedir un reembolso. Cada línea indica la fecha, el origen, el destino, la distancia y la tarifa. Con este generador puedes crear un registro de kilometraje gratis online en PDF, con el total calculado.
Cuándo hacer un registro de kilometraje
Lleva un registro cuando conduzcas por trabajo y quieras que te reembolsen:
- Visitas a clientes con tu propio vehículo.
- Eres autónomo y repercutes tus desplazamientos.
- Tu empresa reembolsa los kilómetros recorridos para la misión.
- Gestionas un equipo pequeño y recoges los desplazamientos de cada persona.
- Quieres un registro fechado de tus trayectos para tu contabilidad.
Un registro preciso y fechado se aprueba mucho más fácil que unas notas sueltas.
Qué incluir en un registro de kilometraje
- Tus datos: nombre o empresa, dirección y correo (sección «De»).
- Presentado a: persona o empresa que te reembolsa.
- Número de registro del periodo que informas.
- Fecha del registro.
- Moneda del reembolso.
- Conceptos: para cada trayecto, fecha, origen, destino, distancia y tarifa.
- Total a reembolsar: distancia por tarifa en cada línea.
- Notas: motivo de los trayectos, unidad (kilómetros o millas), referencia de cliente o proyecto.
Cómo crear un registro de kilometraje con este generador
- Abre el generador de registros de kilometraje.
- En «De», escribe tu nombre, dirección y correo.
- En «Presentado a», indica quién te reembolsa.
- En «Datos del documento», indica número, fecha y moneda.
- En «Conceptos», escribe fecha, origen (Desde), destino (Hasta), distancia y tarifa. «Añadir concepto» añade un trayecto y «Eliminar concepto» lo quita.
- En «Notas», precisa la unidad y el motivo de los trayectos.
- Revisa la vista previa: cada línea es distancia por tarifa.
- Pulsa «Descargar PDF».
La herramienta es gratuita, no pide registro y no guarda tus datos. Conserva tu copia.
Errores frecuentes
- Fechas ausentes. Cada trayecto necesita su fecha.
- Lugares vagos. Escribe direcciones o ciudades concretas.
- Distancias calculadas al azar. Usa el cuentakilómetros o una herramienta de rutas.
- Unidades mezcladas. Mantén kilómetros o millas en todo el registro.
- Sin motivo. Anota el objetivo del desplazamiento.
- Sin copia. Archiva cada PDF.
Registro de kilometraje e informe de gastos
| Documento | Uso |
|---|---|
| Registro de kilometraje | Anotar trayectos y distancias |
| Informe de gastos | Recuperar otros gastos |
| Factura | Reclamar el pago de un trabajo |
Para los demás gastos (comidas, alojamiento, material), usa el informe de gastos. Para facturar a un cliente, usa el generador de facturas.
Herramientas relacionadas
Para controlar tus horas, mira la hoja de horas. Las tarifas por kilómetro y el tratamiento fiscal de los gastos varían: consulta a tu gestor.
Consejos para un registro aceptado a la primera
Lleva el registro al día, no al final del mes. Anota cada trayecto el mismo día: evitas olvidos y cálculos aproximados. Agrupa los trayectos de un mismo cliente en líneas contiguas y repite el motivo en Notas. Si usas varios vehículos, indica cuál en Notas. Revisa el total antes de enviarlo y compáralo con tus propios cálculos o con el cuentakilómetros. Guarda una copia del PDF con el resto de tu documentación de gastos.
Preguntas frecuentes
- ¿Qué es un registro de kilometraje?
- Un registro de kilometraje anota los trayectos hechos por trabajo, con la fecha, el origen, el destino, la distancia y la tarifa. Sirve para pedir el reembolso de los gastos de desplazamiento. El total es la suma de distancia por tarifa en cada línea.
- ¿Cómo hago un registro de kilometraje gratis?
- Abre el generador, escribe tus datos y los de quien te reembolsa, el número, la fecha y la moneda. Añade una línea por trayecto con origen, destino, distancia y tarifa. El total se calcula solo. Después descarga el PDF.
- ¿Qué tarifa por kilómetro debo aplicar?
- Usa la tarifa pactada con tu empresa o cliente, o la que fije la norma aplicable a tu caso. Las normas y los importes varían. Consulta a tu gestor antes de aplicar una tarifa.
- ¿Debo indicar el motivo de los trayectos?
- Sí, es útil. Anota en Notas el motivo de los desplazamientos y el cliente o proyecto. Facilita la aprobación y cualquier revisión posterior.
- ¿Kilómetros o millas?
- Elige una sola unidad y precísala en Notas. Aplícala a todas las líneas para que el total sea coherente.
- ¿Se guardan mis datos?
- No. La herramienta es gratuita, funciona en tu navegador y no guarda nada en nuestro servidor. Descarga el PDF y conserva tu copia de cada registro.