Si envías mercancía fuera de la UE, una factura normal casi nunca basta. Aduanas pide una factura comercial: un documento pensado para el despacho aduanero, no solo para pedir el pago.
Para qué sirve una factura comercial
Una factura normal sirve para cobrar. La factura comercial sirve para decir a Aduanas qué cruza la frontera, para que puedan calcular aranceles e impuestos y comprobar que la importación es legal. Suele viajar con la mercancía, pegada al bulto o en manos del transportista, y no solo al departamento de pagos del comprador.
Qué lleva que una factura normal suele no llevar
- País de origen de la mercancía: donde se fabricó, no desde donde se envía.
- Código arancelario (sistema armonizado, partida TARIC): la clasificación estándar que usa Aduanas para fijar los derechos de arancel.
- Descripción detallada de cada artículo: "electrónica" no vale. Aduanas necesita datos suficientes para clasificar y valorar el producto.
- Peso y dimensiones, a menudo por artículo y en total.
- Incoterms (como EXW, FOB, CIF, DDP): indican quién paga el transporte y el seguro y quién asume el riesgo en cada tramo.
- Motivo de la exportación: venta, regalo, devolución o reparación, porque el trato aduanero puede cambiar.
Es habitual añadir también el NIF/VAT y el número EORI del exportador y, si procede, del importador.
Quién suele necesitarla
Cualquier autónomo o pyme que envíe mercancía física a países fuera de la UE, aunque sean pocos envíos, necesitará facturas comerciales de forma habitual. Importa menos en servicios, productos digitales o ventas dentro del territorio nacional, que no pasan por una aduana.
Un error tiene consecuencias reales
Una factura comercial inexacta o incompleta es una de las causas más comunes de envíos retenidos en aduana: a veces días, y en ocasiones con sanciones o devolución del envío. En una factura normal, un fallo pequeño se arregla con un correo. Aquí puede bloquear la mercancía.
No sustituye a tu factura
La factura comercial apoya el despacho aduanero, pero no reemplaza la factura que envías para cobrar. Muchos negocios usan un único documento para ambas cosas y añaden los campos aduaneros a su factura normal. Otros los mantienen separados. Ambas opciones valen si la información aduanera está completa cuando el envío cruza la frontera.
Para crear la factura, usa nuestro generador de facturas. Si todavía no has cerrado el pedido, una factura proforma puede acompañar la oferta. Consulta con tu gestor o agente de aduanas las exigencias de cada país de destino, porque varían.