Una orden de compra (o pedido de compra) y una factura pueden parecer casi iguales: ambas listan lo que se compra, las cantidades y el precio. La diferencia real no está en el formato, sino en quién emite cada una y cuándo.
La orden de compra la emite el comprador, antes de la venta
La orden de compra la emite el cliente, es decir, el comprador, como autorización interna para realizar una compra. Te la envía antes de que empiece el trabajo, o a la vez. Representa su compromiso: "pedimos esto, a este precio, y está aprobado por nuestra parte".
La factura la emite el vendedor, después de la venta
La factura la emites tú, el vendedor, cuando has entregado los bienes o servicios (o al llegar a un hito acordado). Es tu reclamación de pago: "esto es lo que hemos entregado y esto es lo que se debe".
Por qué importa la diferencia en la práctica
Confundirlas, o tratar la orden de compra como si fuera un documento contra el que puedes cobrar sin factura, genera problemas reales. Una orden de compra por sí sola no te hace cobrar: es una autorización del comprador, no un derecho de cobro tuyo. Sigues necesitando emitir tu propia factura, con los requisitos legales de una factura (numeración correlativa, datos fiscales, IVA, etc.), citando el número de pedido, para que la mayoría de las empresas puedan procesar el pago.
Cómo trabajan juntas
La secuencia típica es esta: envías un presupuesto, el cliente lo acepta y emite su orden de compra, se hace el trabajo y tú facturas citando el número de pedido. Así el departamento de pagos del cliente puede casar tu factura con el pedido ya aprobado. Omitir la referencia, o facturar un importe distinto al autorizado sin avisar, es una de las razones más comunes por las que una factura correcta queda bloqueada en revisión. Si el trabajo se entrega en varias remesas, el albarán de entrega también puede acompañar al pedido y a la factura.
Si tu cliente no usa órdenes de compra
Muchas empresas, sobre todo las pequeñas, no emiten órdenes de compra. Un presupuesto aceptado hace la misma función de compromiso, y facturas directamente contra él. Ninguna vía es más correcta que la otra: depende de lo formal que sea el proceso de compras del cliente.
La misma información, en sentidos opuestos. La orden de compra dice "vamos a comprar esto". La factura dice "hemos vendido esto, por favor pagad". Tener clara esa dirección hace que cada documento cumpla su función.