Una orden de compra (también llamada pedido de compra) funciona algo distinto a los demás documentos de tu flujo de facturación, porque normalmente la emite el cliente, no tú. Entender qué representa te ayuda a usarla bien cuando te llegue una.
Qué es exactamente una orden de compra
Es la autorización interna del comprador para realizar una compra. Es su propio compromiso, que te envía a ti como vendedor, y confirma qué pide, a qué precio y, a menudo, a qué partida presupuestaria o centro de coste se imputa. En empresas con un proceso formal de compras, es el documento que debe aprobarse antes de mover cualquier dinero.
Cuándo te llegará una
Los clientes más grandes o más burocráticos suelen emitir una orden de compra después de aceptar tu presupuesto y antes de que empieces a trabajar. Es el papeleo de su lado, paralelo al tuyo. No todos los clientes las usan. Los negocios pequeños y los particulares suelen pasar directamente del presupuesto aceptado al inicio del trabajo.
Qué hacer con el número de pedido
Cuando un cliente te dé un número de pedido, inclúyelo en tu factura. En el departamento de administración de muchas empresas no procesan, o ni siquiera aceptan, una factura que no cite un número de pedido válido, porque es la forma de casarla con un gasto ya aprobado. Olvidarlo es una de las causas más habituales de que una factura correcta sea devuelta.
Si necesitas emitir una tú
Si tu negocio compra materiales o servicios a proveedores o subcontratistas, puedes emitir órdenes de compra igual que te las emiten tus clientes. Formalizas qué encargas y a qué precio antes de que el proveedor empiece o envíe la mercancía. Nuestro generador de órdenes de compra cubre este caso.
Orden de compra vs. factura
Es fácil confundirlas porque ambas listan artículos y precios, pero las emiten partes opuestas de la operación en momentos distintos. Consulta nuestra guía sobre orden de compra vs. factura para ver la diferencia.
Una orden de compra no es papeleo por el papeleo. Para los clientes que las usan, es la luz verde interna que hace posible el pago. Tratar el número de pedido como un dato opcional es la forma de que tus facturas acaben paradas en la bandeja de alguien por motivos que no tienen nada que ver con tu trabajo.