Tener el texto preparado antes de necesitarlo hace que el recordatorio de pago se envíe de verdad. Sin plantilla, el mensaje incómodo se pospone un día más. Adapta el tono a tu relación con el cliente: son puntos de partida, no guiones para copiar tal cual.
Antes del vencimiento
Asunto: Factura n.º [número] — comprobación rápida
Hola [nombre]: te confirmo que la factura n.º [número] por [importe], con vencimiento el [fecha], ha llegado correctamente y está todo en orden por tu parte. Si necesitas algo más de mi parte antes de esa fecha, dímelo.
El día del vencimiento, sin pagar
Asunto: Factura n.º [número] — vence hoy
Hola [nombre]: la factura n.º [número] por [importe] vence hoy. Si el pago ya está en camino, no hace falta que respondas. Si no, avísame si hay algo que lo esté retrasando.
Una semana después del vencimiento
Asunto: Factura n.º [número] — una semana de retraso
Hola [nombre]: la factura n.º [número] por [importe] venció el [fecha] y todavía no he recibido el pago. ¿Puedes indicarme en qué estado está o si hay algo que lo bloquee?
Dos o tres semanas después del vencimiento
Asunto: Factura n.º [número] — pago con [X] días de retraso
Hola [nombre]: la factura n.º [número] por [importe] lleva [X] días vencida (vencimiento: [fecha]). Por favor, indícame antes del [fecha concreta] cuándo puedo esperar el pago. [Si procede: "Como se indica en la factura, se aplican intereses de demora sobre los importes vencidos."]
Último aviso antes de reclamar
Asunto: Factura n.º [número] — último aviso
Hola [nombre]: no he recibido el pago ni respuesta sobre la factura n.º [número], vencida hace [X] días. Si no tengo noticias antes del [fecha concreta], tendré que [reclamar por vía extrajudicial / acudir a un tercero / el paso que realmente vayas a dar]. Prefiero resolverlo directamente contigo, así que contacta conmigo.
Qué hace que estos mensajes funcionen
- Incluye siempre número de factura, importe y fecha. Si el destinatario tiene que buscar los datos, el mensaje pierde prioridad.
- Indica una fecha o una acción concreta, no solo "paga cuanto antes". Consulta cómo establecer condiciones de pago para ver por qué la precisión importa en todo el proceso.
- Mantén un tono neutro y factual, sobre todo al principio. Supón una explicación sencilla hasta que los hechos digan lo contrario.
- No te saltes fases. Pasar del silencio al último aviso parece desproporcionado. El tono gradual hace que la escalada se vea justificada.
En España, la Ley 3/2004 contra la morosidad fija un plazo máximo de pago de 30 días, ampliable por pacto hasta 60, y permite reclamar intereses de demora y una compensación por costes de cobro. Si piensas citarla en un aviso formal, consulta antes con tu gestor o asesor.
Usa estas plantillas como borrador y ajústalas a cada cliente. El objetivo es que no empieces desde cero, no que dejes de usar el criterio.