Recibir un pago y saber exactamente a qué corresponde no es lo mismo, sobre todo cuando un cliente tiene varias facturas abiertas. La aplicación de cobros (o conciliación de cobros) es el proceso de asignar un pago recibido a la factura, o facturas, que debe saldar.
Por qué no siempre es evidente
Un pago sin referencia te deja adivinando: una transferencia con concepto genérico, un cheque o pagaré sin número de factura. Se complica más cuando el cliente paga varias facturas en una sola transferencia, paga un importe parcial sin decir a qué factura va, o paga una cantidad que no coincide con ninguna factura abierta.
Facilítalo antes de que llegue el pago
La mejor solución está antes, no en el momento de conciliar. Pon el número de factura bien visible en cada factura y pide a los clientes que lo indiquen como concepto al pagar. Un enlace de pago vinculado a una factura concreta (consulta cómo cobrar facturas online) lo resuelve solo, porque el pago ya está unido a la factura que lo generó.
Cuando el pago no cuadra claramente
- Varias facturas, un solo pago: comprueba si el total coincide con la suma de alguna combinación de las facturas abiertas de ese cliente. Lo habitual es que sean dos o tres concretas.
- Un pago parcial: pregunta al cliente a qué factura o facturas debe aplicarse, en lugar de adivinar y aplicarlo mal.
- Un importe que no coincide con nada: puede incluir un descuento, una retención de IRPF, una comisión bancaria o una diferencia de cambio. Conviene comprobarlo con el cliente antes de suponer un error.
Por qué importa hacerlo bien
Un cobro mal aplicado tiene efecto dominó. Una factura que sí estaba pagada puede parecer vencida y provocar un recordatorio innecesario e incómodo. Otra realmente impagada puede parecer saldada y dejar de recibir atención. Los dos errores dañan la exactitud de todo lo que depende de ellos: tu informe de antigüedad, tu DSO y tu posición real de tesorería.
Mantén el proceso sencillo
Para la mayoría de autónomos y pymes basta con un hábito constante: comparar las referencias de los pagos con las facturas abiertas según llegan, en lugar de acumular la conciliación para fin de mes. No hace falta un sistema sofisticado. Se trata de que "¿para qué factura era este pago?" no sea una pregunta que tengas que reconstruir después. Si necesitas justificar un cobro, puedes emitir un recibo al cliente.