Cuando una empresa compra a otra, la misma operación puede generar dos documentos distintos, uno por cada parte. Se confunden con facilidad porque suelen recoger casi la misma información.
Orden de compra: el documento del comprador
Una orden de compra (también llamada pedido de compra) la emite el comprador. Confirma qué encarga y autoriza la compra en su organización. Es su compromiso interno, que envía al proveedor como aviso de un pedido aprobado.
Pedido de venta: el documento del vendedor
El pedido de venta lo emite el vendedor en respuesta a una orden de compra (o a cualquier pedido confirmado). Confirma internamente que el pedido se ha recibido y aceptado, y que se va a servir. Es el registro de tu lado de que la venta ocurre, y sirve para activar la entrega, la planificación o la producción. A veces se le llama también confirmación de pedido o acuse de pedido.
Por qué una empresa puede emitir ambos
En operaciones B2B grandes o repetidas es habitual que existan los dos documentos: la orden de compra autoriza el gasto del comprador, y el pedido de venta confirma la aceptación y pone en marcha el servicio. Suelen referenciarse entre sí (el pedido de venta cita el número de la orden de compra), de modo que los sistemas internos de ambas empresas pueden vincularlos a la misma operación.
Cuándo basta con uno
Muchas operaciones no requieren tanta formalidad en ambos lados. Si eres el vendedor y tu cliente no emite órdenes de compra, un pedido de venta (o el simple presupuesto aceptado) puede servir como confirmación interna, sin una orden de compra equivalente del comprador.
Dónde encaja la factura
Ninguno de los dos documentos es una solicitud de pago. Eso sigue siendo función de la factura, que se emite una vez cumplido el pedido y conviene que cite tanto el pedido de venta como el número de orden de compra del comprador, si existe. El albarán de entrega acompaña a la mercancía y también puede referenciarse. Nuestros generadores de pedido de venta y orden de compra cubren cada lado.
Misma operación, mismas cifras, dos documentos: uno confirma lo que se compra y el otro lo que se vende. Saber cuál tienes delante, y cuál debes emitir tú, evita que una operación con varios documentos se convierta en un lío de papeles.