Una factura proforma tiene el mismo formato que una factura real: mismo diseño, mismos campos y a veces el mismo importe. Pero no es una factura, no reclama el pago y no genera obligación de pagar. Es una vista previa que se envía antes de la factura definitiva.
Para qué sirve
La factura proforma le dice al cliente, con el formato que tendrá su factura, cuánto se le va a cobrar. Es útil cuando necesita esa información antes de que tú puedas (o quieras) emitir la factura real. Estos son los casos más habituales:
- Antes de un envío internacional, para que el comprador tenga la documentación necesaria para la aduana, licencias de importación o gestiones de pago, antes de cerrar la venta.
- Antes de la aprobación interna del cliente, para que pueda obtener el visto bueno del presupuesto con un documento que muestre el coste previsto.
- Como solicitud de pago anticipado, en sectores donde se cobra todo o parte del importe antes de entregar el producto o el servicio, porque la factura real solo se emite cuando la entrega queda confirmada.
En qué se diferencia de una factura real
La diferencia clave es de tipo legal y contable. La proforma no es un documento justificativo de una operación: no se anota en tu libro de facturas emitidas, no se contabiliza como cuenta a cobrar y el cliente no la registra como deuda ni deduce el IVA con ella. Todavía no se debe nada. Dice "esto es lo que costará", no "esto es lo que me debes".
Si el cliente te paga un anticipo contra la proforma, ese cobro sí tiene consecuencias fiscales (por ejemplo, el IVA puede devengarse en el momento del cobro anticipado). En ese caso conviene emitir una factura por el anticipo y consultarlo con tu gestor.
Márcala de forma inequívoca
Como tiene el mismo aspecto que una factura, las palabras "Factura proforma" deben verse claramente. Si no, el cliente o su programa de contabilidad pueden confundirla con una factura real, intentar pagarla o contarla dos veces cuando llegue la definitiva. Nuestro generador de facturas proforma lo indica automáticamente. Evita también usar la misma serie de numeración que tus facturas reales, para no romper la numeración correlativa.
Después, emite la factura real
La proforma nunca es el último paso. Cuando la operación se confirme (mercancía enviada, servicio prestado, condiciones cerradas), emite la factura real y menciona la proforma de referencia. Ambas deben coincidir en importe y detalle. Si algo cambió entre la proforma y las condiciones finales, indica la diferencia para que el cliente no se encuentre con una cifra distinta sin explicación.
La factura proforma responde a "¿cuánto me va a costar?" antes de que nadie deba nada. Es una cortesía y una herramienta de planificación, no un atajo para saltarte la factura real.