En trabajos grandes, esperar a terminar para cobrar es un riesgo real: por los materiales, por tu tiempo y por tu tesorería si el proyecto se alarga. Un anticipo (o adelanto), facturado antes de empezar, es la forma habitual de repartir ese riesgo con el cliente en vez de cargar con todo tú.
Cuándo tiene sentido pedir un anticipo
Es habitual en estos casos:
- Hay que comprar materiales por adelantado. El anticipo cubre el coste y no tienes que financiarlo tú.
- El encargo es largo o el cliente es nuevo. Así reduces el trabajo sin cobrar que tienes pendiente en cada momento.
- El trabajo es a medida o el esfuerzo no es recuperable. El anticipo demuestra el compromiso real del cliente antes de que inviertas tiempo.
Un rango típico es del 20 % al 50 % del total. En trabajos a medida con materiales caros, no es raro pedir más, o incluso el pago completo por adelantado.
Cómo facturar el anticipo
Emite el anticipo como una factura propia. Indica el coste total del proyecto y etiquétala con claridad como anticipo, pago a cuenta o señal, no como importe total. Di con claridad qué cubre y qué queda pendiente: "Anticipo (30 % de 4.000 € de proyecto total): 1.200 € a la aceptación; los 2.800 € restantes, a la finalización." Así evitas confusiones posteriores sobre lo que ya se ha pagado.
En España, un anticipo cobrado antes de prestar el servicio o entregar el bien normalmente ya debe documentarse con factura e incluir su IVA correspondiente. Por eso conviene emitir la factura del anticipo en cuanto lo cobras. Consulta con tu gestor cómo tratarlo en tu caso (IVA, IRPF y sistema de facturación, como Verifactu).
Cómo gestionar el saldo restante
Al terminar el proyecto, la factura final debe mostrar con claridad el total, el anticipo ya pagado y el saldo que se debe ahora. No repitas el total original como si no se hubiera pagado nada. Nuestra calculadora de descuento en facturas y la calculadora de facturas te ayudan a sacar la cifra restante si el alcance o el precio han cambiado un poco respecto al presupuesto original.
Pon las condiciones por escrito antes de empezar
Sea cual sea tu política de anticipos, comunícala antes de empezar, no como sorpresa en la primera factura. Una frase corta en tu presupuesto ("Se requiere un anticipo del 30 % para iniciar el trabajo; el resto, al finalizar") evita que el cliente se lleve un susto. Además, te da una base clara para parar el trabajo si el anticipo no llega.
Pedir un anticipo no es desconfianza. Es asegurarte de que ninguna de las partes carga con todo el riesgo económico de un proyecto que aún no existe.