En un proyecto que dura semanas o meses, facturar una sola vez al final significa financiar con tu bolsillo el coste de tu tiempo y tus materiales hasta el último momento. La facturación por hitos (o por certificaciones, en obra) divide el total en pagos ligados a fases del trabajo, de modo que el dinero entra a medida que avanzas.
Cómo repartir los hitos
No hay una única forma correcta de dividir un proyecto, pero estos patrones funcionan bien:
- Por fases. Diseño, luego desarrollo, luego acabado, cada fase facturada al terminarla. Es natural en trabajos con etapas claras y consecutivas.
- Por porcentaje de avance. 25 % al empezar, 25 % a mitad y 50 % a la entrega. Sirve cuando el trabajo no se separa en fases nítidas pero el avance se puede medir. En construcción esto se formaliza con la certificación de obra.
- Por calendario. Facturación mensual en un proyecto de duración conocida, con independencia de lo que se haya completado ese mes. Es habitual en trabajos de iguala o mantenimiento continuado.
Elijas el patrón que elijas, acuérdalo con el cliente, junto con el importe de cada hito, antes de empezar. Lo ideal es que conste en el presupuesto aceptado.
Qué debe mostrar cada factura parcial
Cada factura de la serie debe dejar claro qué hito cubre, el importe de ese hito y, si es posible, el importe total del proyecto y lo facturado hasta la fecha. El cliente no debería tener que revisar facturas antiguas para saber cómo va el proyecto en lo económico.
Como en cualquier factura, mantén la numeración correlativa, los datos fiscales de ambas partes, la base imponible, el tipo de IVA y la retención de IRPF si corresponde.
Gestiona los cambios de alcance de forma explícita
Los proyectos largos son los que más cambian sobre la marcha. Cuando ocurra, no metas el cambio en silencio dentro de la siguiente factura parcial. Anótalo con claridad y, si es importante, factúralo como concepto aparte o incluso en factura propia, para que no se pierda dentro de un pago que el cliente ya esperaba.
Cuadra las cuentas al final
La última factura debe cerrar todo: valor total del proyecto, total facturado en todos los hitos y, si queda algo, el saldo pendiente. Este resumen final es lo que hace que la facturación por hitos parezca ordenada y no una serie de facturas sueltas. Si hubo errores en alguna factura parcial, se corrigen con una factura rectificativa, no borrando ni modificando la original.
Dividir un proyecto grande en pagos escalonados no solo mejora tu liquidez. Un cliente que ve una facturación detallada y constante también confía más en que el proyecto va bien.