Una factura vencida no es una crisis el primer día, pero cómo actúes en los primeros días influye en cuánto tiempo seguirá sin pagarse. Esta es una secuencia práctica, más o menos en orden.
El día del vencimiento: verifica antes de suponer
Antes de nada, comprueba que la factura llegó de verdad. Revisa que se envió al correo correcto, que no cayó en el spam y que, si el cliente usa un portal o un sistema de pedidos, se presentó como exige. Muchos "retrasos" son facturas que nunca llegaron a la persona o al proceso adecuado.
Primera semana: un aviso neutro
Envía una nota breve y factual (consulta las plantillas de recordatorio de pago) que pregunte por el estado en lugar de exigir el pago. En esta fase, la mayoría de las facturas vencidas se resuelven porque alguien se olvidó o faltaba una aprobación. No hace falta más que el recordatorio.
Confirma que hablas con la persona correcta
Si no hay respuesta, comprueba si te comunicas con quien puede autorizar el pago. En empresas, a menudo no es quien pidió el trabajo. Puede que tengas que contactar con administración, con un responsable o con un contacto de finanzas.
Dos o tres semanas: consigue un compromiso concreto
Si la factura sigue sin pagarse, pide una fecha concreta en vez de aceptar un "pronto" vago. Una fecha precisa te permite hacer seguimiento. Si el cliente no se compromete a ninguna, eso también es información útil.
Valora si un plan de pagos tiene sentido
Si el cliente no puede pagar el total pero quiere pagar, un plan de pagos estructurado puede hacer que cobres en plazos en lugar de no cobrar. Considéralo antes de escalar, sobre todo con un cliente que quieres conservar.
Pasado un mes: decide tu límite
Llega un punto en que el seguimiento informal rinde cada vez menos. Decide con antelación cuánto tiempo reclamarás de manera informal antes de pasar a una carta de reclamación, una agencia de cobro, la vía judicial (por ejemplo, el procedimiento monitorio) o, si el importe no justifica más esfuerzo, darla por deuda incobrable.
En España, la Ley 3/2004 contra la morosidad en operaciones comerciales fija un plazo de pago de 30 días (60 por pacto) y da derecho a intereses de demora y a una compensación por costes de cobro. Antes de reclamar judicialmente o dar una deuda por incobrable a efectos fiscales, consulta con tu gestor o asesor.
Guarda los registros en todo momento
Cada comunicación sobre una factura vencida importa más cuanto más escala la situación: fechas, qué se dijo y qué compromisos se asumieron. Si acaba en una reclamación o en un litigio, un rastro documental claro marca la diferencia entre un caso sencillo y uno complicado.
La mayoría de las facturas vencidas se resuelven en las dos primeras fases. La secuencia existe para la minoría que no, de modo que nunca decidas el siguiente paso sobre la marcha, con frustración y sin plan.