Cuando una factura ya se ha enviado, y sobre todo cuando ya está en la contabilidad de alguien, editarla causa más problemas de los que resuelve. La forma estándar de corregirla es una factura rectificativa (también llamada nota de crédito o nota de abono), que mantiene intacto el rastro documental.
Qué es una factura rectificativa
Es un documento que reduce o anula el importe de una factura concreta, emitido después. No sustituye a la factura original: la cita y ajusta el saldo. Ambos documentos quedan como registro de lo ocurrido y por qué.
Cuándo emitir una
- La factura tenía un importe excesivo: cantidad errónea, precio equivocado, una línea que no debía incluirse.
- Se devolvió la mercancía o no se prestó el servicio tal como se facturó.
- Un descuento pactado se aplica después de enviar la factura.
- Hay que anular la factura entera: una rectificativa por el total la deja a cero sin borrar el registro.
- Un cliente no paga y la deuda es incobrable: en ciertos casos, la normativa del IVA permite rectificar la base imponible. Consulta con tu gestor.
Qué debe llevar
- Referencia al número y la fecha de la factura original, para que no haya duda sobre qué factura corrige. En España, la normativa exige identificar la factura rectificada y los datos que se corrigen.
- La mención clara de que es una "factura rectificativa".
- El importe rectificado, desglosado como la factura original si el cambio afecta a líneas concretas, con la base imponible y la cuota de IVA que se corrigen.
- Un motivo breve: "Devolución: 3 unidades dañadas en el transporte" se lee mucho mejor, en tus registros y en los del cliente, que un ajuste sin explicar.
- Su propio número, con una serie propia de rectificativas o la misma numeración correlativa que tus facturas (ver numeración de facturas).
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Por qué no editar ni borrar la factura
Una factura con número asignado forma parte de tu serie correlativa y, con mucha probabilidad, ya está en la contabilidad del cliente y en tus libros de IVA. Editarla después crea dos versiones distintas del mismo número, justo el tipo de inconsistencia que hace poco fiable cualquier conciliación y que complica una inspección. Una rectificativa mantiene el original y convierte la corrección en un hecho trazable. Si usas un sistema de facturación sujeto a Verifactu, la corrección mediante factura rectificativa también es la vía prevista, no la modificación del registro original.
Nota de crédito y credit memo
Según el país, "nota de crédito", "nota de abono" y "credit memo" suelen significar lo mismo. Si dudas, mira nota de crédito vs. credit memo.
Equivocarse en un importe no es el error que preocupa: las facturas se corrigen constantemente. La rectificativa hace que la corrección sea limpia y fácil de seguir, para ti y para tu cliente. Para casos concretos de IVA, pregunta a tu gestor o asesor fiscal.