Con pocas facturas, llevar el control de cabeza funciona. Cuando crecen, un estado simple para cada una, incluso en una hoja de cálculo, convierte "¿me pagaron esta?" en una consulta rápida y no en un ejercicio de memoria.
Un conjunto de estados que sirve a la mayoría
- Borrador: creada pero sin enviar. Los datos y el número aún pueden cambiar.
- Enviada: entregada al cliente. El plazo de pago corre y todavía no hay retraso.
- Pagada: cobro recibido y confirmado. Cerrada.
- Vencida: ha pasado la fecha de vencimiento y no hay pago. Es el estado que exige atención activa.
- Anulada: cancelada después de enviarla. Se sustituye por una factura corregida o por una factura rectificativa (nota de crédito), no se borra.
Algunos negocios añaden Cobro parcial, para facturas con una entrega a cuenta o un plazo ya cobrado, y En disputa, para facturas que se discuten con el cliente. Ambos son útiles si ocurren con frecuencia y merece la pena separarlos de "Vencida".
Por qué "Anulada" importa más de lo que parece
No borres nunca una factura enviada, ni siquiera una errónea. Su número ya se ha emitido y puede estar en tu contabilidad. En España, además, la numeración debe ser correlativa. Marcarla como anulada y, si hubo dinero de por medio, emitir una factura rectificativa, mantiene intacta la serie y deja constancia de lo ocurrido. Un hueco en la numeración parece una factura perdida.
Pocas categorías
El valor de un sistema de estados está en poder revisarlo en segundos. Cinco o seis estados cubren casi todas las situaciones. Una lista más larga cuesta más de mantener de lo que aporta. Si necesitas un séptimo u octavo estado, normalmente conviene fusionar dos de los existentes.
Revisa las vencidas cada semana
El sentido de seguir los estados es ver las facturas que requieren acción sin repasarlas una a una. Un filtro semanal de "Vencida" convierte el seguimiento de cobros en algo que tu propio sistema te recuerda, en lugar de algo que debes acordarte de hacer.