La conciliación es la revisión rutinaria que comprueba que lo que tus registros dicen que has cobrado coincide con lo que aparece en tu cuenta bancaria. Parece innecesaria hasta el día en que detecta algo que habría sido mucho más doloroso de encontrar más tarde.
En qué consiste
En esencia: compara tus registros de facturas (lo que crees que se ha pagado y cuándo) con tu extracto bancario o con los registros de tu pasarela de pago (lo que ha llegado de verdad). Todo lo que aparezca en uno y no en otro necesita explicación: un pago anotado pero aún no ingresado, un ingreso sin factura marcada como pagada o una entrada duplicada en cualquiera de los dos lados.
Qué detecta
- Un pago recibido que nunca se marcó como pagado. La factura sigue como pendiente y podrías enviar un recordatorio innecesario, y embarazoso, por dinero que ya cobraste.
- Un pago aplicado a la factura equivocada. Consulta la aplicación de cobros para ver por qué ocurre y cómo evitarlo.
- Un cargo o asiento duplicado. Es fácil pasarlo por alto sin una comparación directa con el banco.
- Una comisión no contabilizada. Un pago que llega por algo menos de lo facturado, porque la pasarela de pago descontó su comisión antes del ingreso.
Con qué frecuencia hacerla
Una vez por semana es un buen punto de partida para la mayoría de las pymes y autónomos. Es lo bastante frecuente para que las diferencias sigan frescas y sean fáciles de rastrear, y lo bastante espaciada para no ser una carga diaria. Con mucho volumen de facturas, conviene hacerla más a menudo. Con muy poco, puede bastar una vez al mes. Lo importante es que ocurra con un calendario predecible y no solo cuando algo ya parece raro.
Que sea sencilla
Para la mayoría de los pequeños negocios no hace falta un programa específico. Una hoja de cálculo con facturas, importes y fechas de cobro, contrastada con el extracto bancario, es suficiente. Importa mucho más la disciplina de hacerlo con regularidad que lo sofisticada que sea la herramienta. Si trabajas con gestor, comparte con él los movimientos conciliados para facilitar el cierre trimestral.
Por qué merece el esfuerzo
Las pequeñas diferencias rara vez se resuelven solas y se acumulan. Una conciliación omitida este mes complica la del siguiente, porque hay más que desenredar y menos memoria de lo ocurrido. Tratarla como un hábito, y no como algo que harás algún día, es lo que mantiene tus registros fiables cuando necesitas consultarlos.