Evrenus Fırat Polat · ·
İlk faturayı kesmek olduğundan büyük bir iş gibi hissettirebilir. Kaygıyı bir kenara koyarsanız dört adımdan ibarettir: iş üzerinde anlaşın, ayrıntıları yazılı hale getirin, gönderin ve ödenmezse takip edin.
0. Önce hangi belgeyi düzenleyeceğinizi öğrenin
Türkiye'de resmi belge türü statünüze göre değişir. Şirket veya şahıs işletmesi olarak fatura (e-Fatura, e-Arşiv Fatura veya kâğıt fatura) düzenlersiniz. Serbest meslek erbabıysanız serbest meslek makbuzu düzenlersiniz. Mükellefiyet türünüz, KDV oranınız ve zorunlu belge biçiminiz için mali müşavirinize danışın. Bu sitedeki PDF çıktıları, ticari ve bilgilendirme amaçlı belgedir. Resmi e-Fatura veya e-Arşiv yerine geçmez. Belge türleri arasındaki farkı fatura, makbuz ve teklif farkı rehberinde okuyabilirsiniz.
1. Faturalamadan önce ayrıntıları netleştirin
Bir şey yazmadan önce, siz ve müşteri aynı temel noktalarda anlaşmalısınız: ne teslim edildi, ne kadar tutuyor, ödeme ne zaman yapılacak. Müşterinin beklemediği bir şeyi faturalamak (genişleyen kapsam, değişen ücret) itiraz edilen faturaların en yaygın nedenidir. İşe başlamadan önce kapsamı ve fiyatı teyit eden kısa bir e-posta, bu konuşmayı sonradan yapmanızı engeller. Yazılı teklif için teklif oluşturucuyu kullanabilirsiniz.
2. İhtiyacınız olanları toplayın
- İşletme adınız (unvan), adresiniz ve iletişim bilgileriniz
- Vergi dairesi ve vergi numaranız (veya TC kimlik numaranız)
- Müşterinin tam unvanı, adresi, vergi dairesi ve vergi numarası
- Ne için faturaladığınızın açıklaması, birden çok kalem varsa kalem kalem
- Her kalemin adedi, birim fiyatı ve KDV oranı
- Ödeme koşulları: kaç gün içinde, hangi yöntemle
- Banka hesap bilgileriniz (IBAN, hesap sahibi unvanı)
3. Faturayı hazırlayın ve gönderin
Her seferinde tutarlı bir biçim kullanın. Hem profesyonel görünür hem muhasebenizi kolaylaştırır. Ücretsiz fatura oluşturucumuz düzeni sizin için hazırlar: alanları doldurun, anında güncellendiğini görün, PDF olarak indirin.
- Benzersiz bir fatura numarası verin. Bkz. fatura numaralandırma.
- "Yakında ödenecek" gibi belirsiz ifade yerine net bir vade tarihi yazın.
- Faturada olması gereken bilgileri kontrol edin. Bkz. faturada neler olmalı.
- PDF eki olarak gönderin. Fotoğraf veya düz metin özetten daha resmidir ve müşterinin muhasebesi için dosyalaması kolaydır.
Çalışılmış örnek: ilk fatura
Bir yazılımcı, ilk müşterisi için 20 saat çalıştı. Saat ücreti 900 TL.
| Kalem | Adet | Birim fiyat | Tutar |
|---|---|---|---|
| Web sitesi geliştirme (saat) | 20 | 900 TL | 18.000 TL |
- Ara toplam: 18.000 TL
- KDV (%20, örnek): 18.000 × 0,20 = 3.600 TL
- Genel toplam: 21.600 TL
Vade: 30 gün. Fatura tarihi 1 Kasım ise vade tarihi 1 Aralık. Faturaya "Ödeme son tarihi: 1 Aralık" yazılır.
Bu hesap, KDV'li ticari fatura için bir örnektir. Serbest meslek makbuzunda KDV ve stopaj farklı işleyebilir. Örneğin makbuzda brüt 18.000 TL, KDV %20 (3.600 TL) ve stopaj %20 (3.600 TL) olsaydı, müşteri size 18.000 + 3.600 − 3.600 = 18.000 TL öderdi. Oranlar işlem türüne ve statüye göre değişir. Kendi durumunuz için mali müşavirinizle hesaplayın. Hesap için fatura hesaplayıcısını ve KDV hesaplayıcısını kullanabilirsiniz.
4. Sonrasında ne olacağını bilin
Gönderim bitiş değildir. Vade tarihini gerçekten göreceğiniz bir yere yazın ve ödenmezse ne yapacağınıza önceden karar verin:
- Vadeden 2-3 gün önce nazik teyit mesajı
- Vade günü kısa, tarafsız bir not
- Vadeden bir hafta sonra net bir soru
Bu planı ihtiyaç duymadan hazırlamak, o an geldiğinde takibi çok daha rahat yapar. Ayrıntılar için fatura takibi rehberine bakın.
İlk fatura kontrol listesi
- Kapsam ve fiyat yazılı onaylandı mı?
- Hangi resmi belge türünü düzenleyeceğinizi biliyor musunuz?
- Müşteri unvanı ve vergi bilgileri doğru mu?
- Fatura numarası benzersiz mi?
- Kalemler, KDV ve toplam doğru hesaplandı mı?
- Vade tarihi ve ödeme bilgisi net mi?
- PDF'i bir kez okudunuz mu (yazım, tutar, tarih)?
- Gönderim kaydını ve vade tarihini not ettiniz mi?
Sık yapılan hatalar
- Yanlış müşteri unvanı veya vergi numarası. Fatura iade edilir, ödeme gecikir.
- Vade tarihini yazmamak. Müşteri istediği zaman öder.
- Kapsamı yazılı almadan faturalamak. Anlaşmazlık riski yüksek.
- KDV'yi toplamın içine gizlemek. Müşteri hesabı anlamaz.
- Ödeme bilgilerini eksik bırakmak. Müşteri size sormak zorunda kalır.
- Gönderdikten sonra unutmak. Vade günü bir not alın.
Faturanın dili ve tonu
Faturaya kısa, net bir not eklemek yeterlidir. Süslü cümlelere gerek yok.
- "Bu fatura Kasım 2026 dönemi web sitesi bakım hizmetlerini kapsamaktadır."
- "Ödeme son tarihi: 1 Aralık 2026. IBAN bilgileri aşağıdadır."
- "Fatura ile ilgili sorularınız için ... adresine yazabilirsiniz."
Bu üç cümle faturanın neyi kapsadığını, ne zaman ödenmesi gerektiğini ve soru olduğunda kime ulaşılacağını söyler.
İletişim e-postası
Faturayı eklerken e-posta gövdesini de yazın:
Merhaba Ayşe Hanım, Kasım ayı çalışmasına ait fatura ekte. Ödeme son tarihi 1 Aralık. Sorunuz olursa yazabilirsiniz. Teşekkürler.
Fatura e-postasının konusuna fatura numarasını ve firma adını yazın: "Fatura #2026-0142 | Firma Adı". Bu hem müşterinin hem sizin arama yapmanızı kolaylaştırır.
Sık sorulan sorular
İlk faturamı ne zaman kesmeliyim?
İş bittiğinde veya aşama tamamlandığında. Büyük işlerde başlamadan önce ön ödeme faturası düşünün. Bkz. fatura ön ödemeleri.
Müşteri fatura için başka bir bilgi isterse ne yapmalıyım?
Resmi alanları değiştirmeden önce mali müşavirinize danışın. Sipariş numarası gibi ek bilgiler ise rahatça eklenebilir.
Ödeme koşullarını nasıl seçmeliyim?
Yeni müşteri için kısa vade (15 gün) ve gerekirse ön ödeme daha güvenlidir. Bkz. ödeme koşulları belirleme.
Müşteri faturayı itiraz ederse?
Sakin kalın, kalemi sorun ve teklifinize bakın. Bkz. fatura anlaşmazlıkları.
İlk fatura yalnızca alışılmadık olduğu için zor gelir. Sonrasında beş dakikalık bir iş olur.