Danışmanlar için faturalandırma

Danışman faturalama modelini işin kapsamına uydurmalıdır: açık uçlu iş için saatlik, net çıktılar için sabit ücret, süregelen tavsiye için aylık sabit ücret. Çoğu danışmanlık işi fatura, proforma fatura, fiyat tahmini ve masraf raporu belgelerini kullanır.

Danışmanların kullandığı belgeler

• Fiyat tahmini. Kapsam hâlâ açıkken, sözleşmeden önce gönderin. Fiyat aralığı verir ve işe bakışınızı gösterir.
• Proforma fatura. Müşterinin finans ekibi avans vermeden veya bütçe onaylamadan önce evrak istediğinde gönderin. Kimsenin kesin fatura sanıp ödememesi için net etiketleyin.
• Fatura. Her kilometre taşında veya ay sonunda gönderin. Teslim edilen çıktı veya saat bloğu başına bir satır, faturayı okunur tutar.
• Masraf raporu. Seyahat, yazılım veya baskı giderlerini müşteriye yansıttığınızda ekleyin. Tarih, kategori ve tutarı yazın.

Faturalandırma genellikle nasıl işler

• Saatlik. Başlaması kolaydır. Kapsam riskini müşteri, düşük ücret riskini siz taşırsınız. Saatleri puantaj çizelgesi ile takip edin.
• Proje ücreti. Sonucu fiyatlarsınız. Kapsam riskini siz taşırsınız, bu yüzden kapsama neyin girdiğini ve girmediğini yazın.
• Aylık sabit ücret (retainer). Müşteri anlaşılan zaman bloğu veya erişilebilirlik için sabit tutar öder. Kullanılmayan saatlerin akıbetini yazın.
• Aşamalı ödeme. Proje ücretini çıktılara bağlı aşamalara bölün. Bu, nakit akışınızı korur.

Karma modeller yaygındır. Bir müşteri aylık sabit ücret artı proje ücreti ödeyebilir. Ayrı fatura satırları kullanın ve her satırın hangi modele bağlı olduğunu belirtin.

Türkiye'de belge düzeni

Şahıs olarak danışmanlık yapan serbest meslek erbapları genellikle serbest meslek makbuzu (e-SMM) düzenler. Şirketler ise e-Fatura veya e-Arşiv Fatura keser. Makbuzda KDV ve stopaj gibi kesintiler alıcının türüne göre değişebilir. Bu sitedeki araçlar ön hazırlık ve takip belgesi üretir. Resmi belgeyi mali müşavirinizin önerdiği sistemde düzenleyin. Hangi belge türünün ve hangi KDV ile stopaj uygulamasının sizin için geçerli olduğunu mali müşavirinizle netleştirin.

Sık yapılan faturalandırma hataları

• Sadece proje sonunda fatura kesip aylarca nakit beklemek.
• Masrafları ücretin içine gizlemek ve müşterinin toplamı sorgulamasına yol açmak.
• Net etiketi veya geçerlilik tarihi olmayan proforma göndermek.
• Müşterinin muhasebesi istediğinde sipariş numarasını yazmamak.
• Belirsiz ödeme koşulları. Ödeme koşulları belirleme rehberine bakın.
• Fiyatı maliyet yerine tahminle belirlemek. Hizmetlerinizi fiyatlandırma rehberini okuyun.

Teklif ve sözleşmede nelere yer vermeli

Faturadaki sürprizler çoğunlukla sözleşmedeki boşluklardan doğar. Danışmanlık teklifinize şunları yazın: işin kapsamı, çıktılar, fiyatlama modeli, ödeme takvimi ve vade. Kapsam dışı işlerin nasıl fiyatlanacağını da ekleyin. Masraf yansıtma kurallarını, seyahat ücretini ve kullanılmayan saatlerin akıbetini açıkça belirtin.

Müşteri kurumsal ise satın alma birimi çoğu zaman sipariş numarası ister. Bu numarayı faturaya yazın. Böylece ödeme onay sürecinde beklemez. Tutarlı bir fatura numaralandırma düzeni de yardımcı olur. İlk faturadan önce müşterinin muhasebe birimine hangi bilgilerin gerektiğini sorun.

Göndermeden önce kısa kontrol

Her faturayı göndermeden önce şu soruları yanıtlayın. Eksik varsa düzeltin, çünkü eksik bir belge ödemeyi geciktirir ve müşteri ile gereksiz yazışmaya yol açar:

• Proforma faturada geçerlilik tarihi var mı?
• Masraflar ayrı satırlarda mı?
• Fiyatlama modeli her satırda belli mi?
• Vade tarihi ve ödeme bilgileri yazılı mı?
• Müşterinin sipariş numarası eklendi mi?

Bu kontrol bir dakika sürer ve itirazları belirgin biçimde azaltır.

Faydalı hesaplayıcılar ve rehberler

• Saatlik fatura hesaplayıcı: süre ve ücreti toplar.
• Retainer hesaplayıcı: aylık ücreti belirler.
• Serbest çalışan ücret hesaplayıcı: maliyetlerinizi karşılayan ücreti bulur.
• Proje fatura hesaplayıcı: ücreti kilometre taşlarına böler.

Rehberler: sabit ücret anlaşmaları, proforma fatura rehberi ve müşteriye nasıl fatura kesilir.